会議の開催に適した時間帯はいつ?理想的な曜日や日にちもご紹介
2020/12/29

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会議をセッティングするうえで、どの時間帯、曜日にするべきか悩んだ経験はありませんか?

上司や取引先など特に気を遣う相手との会議において「来週はどの時間帯でも空いているから」と言われると、逆に困ってしまうこともあるでしょう。

 

あくまでもひとつの要因ではありますが、開催する時間帯や曜日、日にちは会議を成功させるためのポイントとなりえる可能性があります。

そこで本記事では、会議を成功させるのに良いと思われる時間帯、曜日や日にちについて解説していきます。

A.会議の開催に理想的な時間帯

会議を始める時間が早すぎると、まだ頭が起きていないうえに、全員参加できない可能性がありますし、遅すぎても一日の疲労や帰宅を意識しすぎて内容が雑になる可能性があります。

会議を行うにあたってベストな時間帯はどの時間帯なのでしょうか。

 A-1.午前中

まずおすすめする時間帯が午前中です。だいたい10時〜11時頃が良いでしょう。

出社してすぐの時間帯は、頭に何もインプットしていないので、余計なことを考えずに会議に専念できます。

特に、スケジューリングや物事の決定・相談などは、論理的思考が働きやすい午前中に行うのがおすすめです。

 

ただし、社内会議なら良いですが、取引先との会議だと、朝早い時間帯は相手方が事前の打ち合わせをしにくく、断られる可能性があります。

相手の都合も考えて会議のスケジュールを組みましょう。

 A-2.午後

午前中は脳がフルに働いており、すでに決まっている事項や、これから決めなければいけない事項について話し合うのに良い時間帯です。

それに対して、午後は午前中に脳を使うことで多少疲れている状態になり、必要な情報の取捨選択を行うようになるので、集中してアイデアを出すのに向いているとされています。

そのため、新しいプロジェクトの意見を出し合いたいときなどは午後に会議をセッティングするのが良いでしょう。

 

ただし、午後はお昼ごはんを食べて眠くなってしまいがちです。

特に13時〜14時頃は眠気と勝負している人も多いでしょう。

また、会社の基本的な勤務時間は9時〜18時が多く、16時〜17時頃は退社を意識しやすいので、午後の会議は時間に余裕を持って会議に取り組める15時頃からスタートするのがおすすめです。

 

さらには商談をあえて午後にする選択肢もあります。

先ほど解説した通り、午前中だと事前打ち合わせの時間が確保しにくく、取引先からも断られる可能性が高い傾向にあります。

お昼ご飯を食べて、比較的落ち着いた午後の時間帯に商談を入れるとリラックスした状態で望むことができるかもしれません。

B.会議の開催に理想的な曜日

時間帯だけでなく、曜日によっても仕事へのモチベーションには差があるでしょう。

例えば月曜日だと、週のはじまりが憂鬱な人にとっては、いまいちやる気が出なかったり、逆に金曜日は休みが目の前でやる気が出たりするでしょう。

このようなことを考慮して会議をセッティングするのも、効率良く会議を行う一つの手です。

それでは、会議を行うのにベストな曜日と、そうでない曜日を見ていきましょう。

 B-1.月曜日・金曜日

会議を行うのに向いていない曜日は、月曜日と金曜日とよく言われます。

この2つの曜日は土日と繋がっていることから、他の曜日に比べて有給を取得する人が多い可能性があります。その場合、会議に人を集めにくいというデメリットが考えられます。

また、月曜日は休み明けなので、頭が仕事モードに切り替わっていない人も多いです。したがって、月曜日の会議はできるだけ避けたほうが良いでしょう。

 

ただし、金曜日に関しては、「あと1日頑張れば休み」という状況なので、いつもよりも高いモチベーションで仕事に取り組んでいる人が多いことが考えられます。

特に決めなければいけない内容がある会議の場合、普段ダラダラ長引いてしまいがちでも、「早く仕事を終えたい」と考えている人が多く、パッと決まるケースもよくあるので、チーム会議などは金曜日の方が向いているケースも存在します。

 B-2.他の曜日

それでは、残りの曜日はどうなのでしょうか。

水曜日は週の折り返し地点であり、気持ちをリセットできるので、水曜日・木曜日は社員のモチベーションが高く、効率良く会議を進めやすいです。

逆に火曜日は月曜日同様、休みまで先が長く感じやすく、モチベーションも低くなりがちなので、何か決めなければいけないことに関する会議には向いていないでしょう。

ただし、これは取引先の社員も同じですので注意が必要です。

C.会議の開催に理想的な日にち

会議を行う日にちに関しては、月末は締め作業がメインとなりがちなので、忙しくておすすめしません。月の初め〜中頃の時間に余裕があるうちに取り組むのが良いでしょう。

また、給料日数日前は社員のモチベーションも高いことが考えられます。

したがって、積極的にアイデアを出したいときなどはあえて、月末の給料日に近い日程にするのも選択肢もあります。

D.会議は社員のモチベーションによって左右される

終業時間や休みまであと何時間、何日かと考えながら仕事に取り組んでいる人は多いです。

このような人が特に仕事に対して高いモチベーションを持って取り組んでいるタイミングを意識して、会議をセッティングすることが、質の良い会議に繋がるでしょう。

 

とはいえ、モチベーションや頭の働きやすさは人によってさまざまです。午前中の時間帯が苦手で、夕方になってようやく調子が良くなるという人も当然いるでしょう。

また、会議の目的や内容によっても、向いている時間帯は異なります。

 

内容・目的に合わせて、また可能であれば人に合わせて、頭が働きやすい、モチベーションが高くなりやすい時間帯に会議を入れることが理想的といえます。

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