会議における雑談の重要性とは?注意点も踏まえて効果的な雑談をしよう
2020/12/24

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重要な会議ほど緊張感が漂ってしまい、かえって意見が出にくくなることは珍しくありません。

そういった状況を打開するために「雑談」は効果的です。

会議ではあえて本題とは関係のない雑談を挟みつつ、出席者の空気を和ませることで一定の効果を見込めるでしょう。

この記事では、会議における雑談の大切さと、実践するときの注意点を解説していきます。

A.貴重なアイデアにつなげたい!会議における雑談の効果

まずは会議での雑談の効果について、考えられる主な効果をご紹介していきます。

 A-1.開始前の雑談でウォーミングアップ

会議に集まってきた時点で、まだ脳が切り換えられていない状態にある出席者もいるかもしれません。

ほかの仕事や休憩時間を引きずっていると、いきなり「意見を出せ」といわれても頭が働きにくいでしょう。

このような場合、雑談は脳のウォーミングアップになりえます。

話題について考え、意見を投げかけていくという行為を経て、出席者の思考は活性化します。そこから本題に移れば、積極的な意見交換が期待できるでしょう。

 A-2.途中の雑談でリフレッシュ

会議の途中で雑談を挟むのも効果的です。

難しい議題を長時間話し合っていると、どうしても脳が疲れてきます。出席者の視野も狭くなりがちなので、会議が停滞したまま時間は流れていくでしょう。

そこで、他愛もない話をすると脳がリフレッシュされる可能性があります。

複雑に絡み合った思考がリセットされ、シンプルな答えを導きやすくなるのです。会議が白熱しすぎてムードが険悪になったときにも、雑談が場を整え直してくれます。

 A-3.行き詰った会議は雑談で方向転換

違った角度から議題を検討するきっかけとして、雑談は大きな役割を果たすこともあります。

集まったアイデアに新鮮味や個性が足りないと思ったら、雑談で話題を変えてみるのもひとつのテクニックです。

議題とまったく異なる話をすることで、思わぬ考えがもたらされる可能性もゼロではありません。出席者すら予想できなかった、画期的な意見を生み出せるきっかけになるでしょう。

B.適度に気分転換しよう!会議を活性化させる雑談の内容

続いて、会議における雑談の内容についてご説明いたします。

基本的にはポジティブな内容をおすすめします。

 B-1.おすすめの飲食店を教え合う

無難でありながら、盛り上がりやすいテーマです。

夕方以降の会議であれば出席者が空腹感を覚えるころなので、自然に会話が続くでしょう。

「頑張って会議を終わらせて、みんなで打ち上げに行こう」という流れにすれば、モチベーションアップにもつながります。

 B-2.ポジティブな時事ネタ

共通の話題として、時事や芸能ネタは歓迎されます。

ただし、ネガティブな事件は会議の場にあまりふさわしくないと考えられます。有名人の不祥事や景気悪化などは出席者の心を沈ませるので、会議の雰囲気を悪くする可能性があります。

人の死など、繊細な話題も口を挟みにくいテーマなので極力避けるようにしましょう。

スポーツや流行、日本人の国際的な活躍といった、明るい話題であれば、気軽に参加できるかもしれません。

 B-3.その場で見えているものを褒める

会議中に起こったことを振り返るのも、雑談の一種です。

ビジネスライクな話し方をいったん止めて、フランクに出席者の態度や言動を褒め合ってみましょう。その時点で出た意見、アイデアに対して言及するのも得策です。

いわれた本人は気分がよくなってやる気を出してくれるかもしれません。

あまりにも特定の人に対してばかり話を振っていると雑談の意義が薄れてしまう可能性もありますが、話の中心にないほかの出席者は、雑談している間に会議の途中経過をおさらいできるメリットもあるでしょう。

C.盛り上がりすぎるのもダメ?雑談を行ううえでの注意点

一方で雑談を行うことによるデメリットも考えられますので、しっかり抑えておきましょう。

 C-1.ダラダラと話しこまない

あまりにも長く雑談が続いてしまうと、かえって思考が鈍っていくこともあります。雑談で盛り上がりすぎて、本来話すべき議題に戻るのが面倒になってしまう可能性もあるでしょう。

雑談が長引きそうになったときは議長が適度に切り上げて、本題へと軌道修正しましょう。

 C-2.場の空気を読む

何人かは会議を続けたいのに、年長者や上司が雑談に夢中だとなかなか話を遮ることができません。

また、雑談の内容が誰かを攻撃したり、不快にさせたりするものだと場のムードは悪化してしまうこともあります。

会議中の雑談では出席者のリアクションを配慮しつつ、言葉を選ぶようにしましょう。

 C-3.話をそらしすぎない

雑談が盛り上がってしまうと、そこからの連想で話題が二転三転しかねません。

飲食店の話をしていたのに「そういえば、一緒に行った後輩の話なんだけれど」と話題がコロコロ変わっていくと、収束しにくくなっていきます。

会議との関連性がなさすぎて、気持ちが緩んでしまう可能性も出てきます。

雑談とはいえ、あまりにも本題と関係のない内容は控えるのが賢明です。

 C-4.悪口や弱音などのネガティブな話題は避ける

リラックスした状態で雑談していると、つい悪口をいってしまうこともあります。

例えば問題解決の話し合いの場で「この問題は本当に解決するのでしょうか…」といった弱音を吐く瞬間も出てくるでしょう。

しかし、これらのネガティブな言葉は出席者に伝染し、雰囲気が重くなりかねません。

後ろ向きな言葉は雑談であっても口にしすぎないことが大切です。

D.会議の可能性を広げるために雑談を織り交ぜてみよう

長くなりすぎず、適切な話題を選ぶのであれば会議中の雑談は思考を活性化してくれることがあります。

雑談で気分転換した後、新しい発想がわいてくることもあるでしょう。

リラックスした状態で出てきた言葉だからこそ、ユニークな観点を会議にもたらすケースもゼロではありません。

大切な会議をするときほど、意識的に雑談を織り交ぜてみましょう。

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