会議の進め方

勉強会の進め方～事前準備から開催時のポイントなどをご紹介～

2021/3/19

社会人になって、「勉強会」というものに参加したことのある人や、言葉は聞いたことあるという方も少なくないのではないでしょうか。
なんとなく勉強は学生の仕事で、社会人になったらひたすら働くことが大切と考えている方もいるのではないでしょうか？それは大きな間違いです。

社会人になってからも、仕事をより効率よく進めるためや、スキルを身に着けるために、日々勉強していくことが重要です。
ただ、1人で勉強していても情報を見逃してしまったり、より効率の良い考え方ができず、自己流になってしまいがちだったりなどのミスが発生してしまうことや、何より自分だけ学習しているとモチベーションに繋がりにくいもの。
そんな問題を解決するために、講師を呼んでセミナーや、情報の共有や交流の為の発表会や、スキルアップを目的に社内勉強会を開催している会社も多いでしょう。

しかし、勉強会も開催内容によっては目的や進め方が異なるため、どの様に進めればいいか悩んでしまいますよね。
学生の頃の勉強とは違い、社会人での社内の勉強会の進め方は思っている以上に分からないことだらけ…。
ここでは、そんな勉強会を開催するなら知っておいて欲しい、勉強会の進め方について、事前準備から勉強会当日の形式、アドバイスなどを紹介していきます！

1. 進め方1：事前準備
2. 進め方2：勉強会の形式
3. 進め方3：上手に進行するためのポイント
4. 最後に

進め方1：事前準備

社内勉強会を開催するにあたり、事前準備は念入りに行う必要があります。会議のコラムでも、事前準備の重要さを解説したように、しっかりと事前準備を行うことで、より充実した社内勉強会を行えます。充実した社内勉強会は、スキルアップに大きな効果を発揮するため、必ず行いましょう。ここでは勉強会を進めるうえでの基本である、事前準備で忘れないようにしたい5つのことを紹介していきます。

①テーマと目的をしっかりと決める

まずは、勉強会のテーマを決めるところからスタートします。

勉強会を進めていく内容はどのようなものか
のようなことが目的か

事前準備の段階で、この2点をしっかりと考えておかないと、内容が曖昧なものになり、勉強会が失敗に終わってしまう可能性もあります。そしてこの2つを、より具体的かつ明確にしておくことによって、勉強会を成功させることが出来るでしょう。テーマと目的を明確にしておくかしないかで、この後の進め方にも大きな差が出てきますので、基本中の基本のこれらは手を抜かないようにしておきましょう。

②ターゲットを考える

①が決まったら、ターゲットを考えていきましょう。テーマとターゲットがあまり合致していないと、参加者の満足度も下がってしまいますので、ここでも、先ほどと同様により具体的なターゲット選定を行いましょう。例を上げると、

年齢
性別
職種
年収
性格
家族構成
趣味

など、「そこまで勉強に関連するの？？？」と思ってしまうくらいの所まで詳しくターゲットの人物像を考えることがおすすめです。ターゲットをより具体的に想像することで、企画内容が考えやすくなります。

③時間や場所を決める

テーマ、目的、ターゲットが決まったら、次に開催時間や場所を決めていきましょう。社内勉強会の場合には特に、

業務時間内に行うのか、業務後等の業務時間外に行うのか
社内で行うのか、レンタル会議室などを利用するのか

上記を、必ず事前に参加者に示しておく必要があります。参加者の中には、会社内であれば参加可能や、子育てがあるため営業時間外は参加が厳しいなど、時間や場所によっては参加が可能/不可能な参加者もいるので、勉強会の告知をする前に大体の時間や場所について決めておくことが重要です。場所や時間を考える前に、参加者がある程度募っている、決まっている場合は、参加者の方々と、都合のいい時間帯や場所について、相談して決めるのも良いでしょう。

④勉強会の形式をきめる

場所や開催時間が決まったら、どの様な形式の進め方で勉強会を行うのか決めていきます。勉強会と一言で言っても、勉強会には様々な種類があります。勉強会の目的を達成するために、どの様な学習方法が最適なのか、考えましょう。各形式については、次の【進め方2：勉強会の形式】にて、より詳しく解説していきます。実際、それぞれの形式で勉強会を行うと仮定し、各勉強会の流れや具体的な内容を考えてみると開催する勉強会のテーマと目的にふさわしい開催形式が見えてくるはずです。

⑤勉強会の企画案を作成する

上記の①～④までで、勉強会の大枠が決まったことなので、事前準備の最後として、開催日時や場所をまとめた企画案を作成しましょう。

企画案を作成し、共有することで、ひと目でテーマや目的がわかり、かつ、参加者とテーマがあっていないミスも起こりにくくなります。

進め方2：勉強会の形式

勉強会の進め方を考えていくうえで頭を悩ませることのもう1つは、「勉強会の開催形式をどうするか」という点かと思います。先ほども少し紹介したように、勉強会にはさまざまな開催形式があるので、それぞれのテーマや参加者によって、適切な開催形式を選ぶことが大切です。勉強会の形式の中からいくつか紹介していきます。開催形式に迷ったときは是非参考にしてください！

①講習形式

設定したテーマに詳しい講師を外部からお呼びしたり、社内からテーマに詳しい方をピックアップして講習を行う形式です。基本的なスタイルとしては、座学で講師の話を聞くものが一般的です。メリットとしては、専門的な知識を持った方が講師になるため、一度の講習で得られる情報量が多く、また、主催者が進行しやすい点があげられますが、座学式で話を聞く形式のことから、参加者が基本的に受動的になってしまったり、参加者内で理解度に差が出てしまうというデメリットもあることに注意が必要です。また、講師を外部から呼ぶ場合、講師料やテキスト代などのコストがかかるため、注意する必要があります。

②ライトニングトーク（LT）

ライトニングトークとは、複数の発表者がいて、5分という短い時間の中でそれぞれ発表を行い、順番に発表者を入れ替えていく形式です。同じテーマでも、発表者によって発表者各自の感性や興味、考え方で共有される内容が変わるため、様々な視点の話を聞くことが出来ます。また、時間を短くすることで、ダラダラ話をすることもなく、要点のみを端的にまとめることが出来るため、効率よく話を聞くことが出来るのです。しかしデメリットとしては、発表者は短時間で伝わるような内容を用意する必要があり、準備の難易度が少々高い点です。それに加えて、小人数ではあまり意味がないこともデメリットも1つです。

③ハッカソン

ハッカソン（Hackathon）とは、ハック（Hack）とマラソン（Marathon）という単語をくっつけた言葉のことで、形式としては、「決められた時間内」で「特定の手法」を使い、「なにか」を作成する形式のことです。 IT業界で主に開催されている形式で、一例は、決まった時間内でプログラミングのアイデアや新規企画を紹介し、それらにコンテストのように順位や賞をつけて行きます。コンペのように、参加者で競い合うことで、モチベーションが上り、ハッカソンの発表の中から新企画やアイデア、サービスが生まれる可能性も十分にあります。デメリットとしては、コンテスト形式の際、誰がどのように順位や賞をつけるか、また、審査員の選出が難しいことが上げられます。

④もくもく会

もくもく会は、その名の通り、参加者が各々の作業をもくもくと行う形式です。基本的に各自好きな作業をするため、作業内容は違うことも多いです。一見1人で学習するのと変わらないと思いがちですが、作業中に分からないことが発生した場合、周りには知識を持った方々がいるので、直ぐに質問することが可能です。各々の作業をするので、勉強会の目的やテーマを考える必要がない分、主催者の負担が少ない形式と言えるでしょう。しかし、自分以外の参加者の学習内容の把握がしにくかったり、参加者の雰囲気によっては質問や情報共有が行いにくいなどのデメリットもあります。

進め方3：上手に進行するためのポイント

勉強会をよりスムーズに進めるために行った方がいいポイントを紹介します！

①事前に当日必要なものを確認しておく

機材や備品など、事前に準備しておく必要があるものは必ず用意しておきましょう。この準備がしっかりしていないと、当日足りないものがあったり用意を忘れたものがあったりと、バタバタしてしまうかもしれません。事前に準備ができていなかったのか、と、せっかく時間を割いてくれた参加者に不快な思いをさせてしまうでしょう。当日何が必要なのか、しっかり把握したうえで、事前に準備、確認しましょう。

②参加者を集める声掛けは1回ではなく数回する

参加者を募る時、社内メッセージ等にお知らせしただけで満足していませんか？一度だけ告知をしても、タイミングが合わずその告知を見逃がしてしまったり、後で連絡しようとして忘れてしまう方もいるかもしれません。少しでも参加人数を増やすために、数かい声掛けをしていきましょう！

③受動的にならないように進行する

講習形式のように、座学式は厳しいかもしれませんが、できるだけ参加者が受動的になりすぎないような進行を心がけましょう。参加者が能動的に参加できるよう、ワークショップやグループワークを取り入れるのも良いかもしれません。これらが厳しい場合は、短い時間でも構わないので、質疑応答を取り入れてみてはいかがでしょう。参加者が「聞いて終わり」「やって終わり」にならない勉強づくりを心がけてください。