会議の進め方

価値のあるオフサイトミーティングをするために！目的や進め方などご紹介

2021/4/21

会社内の問題を解決するためや課題分析のための通常の会議や、会議を効率的に進行するため、会議の内容や参加者の作業担当を参加社内で確認するためのキックオフミーティングなど、会議・ミーティングにも様々な種類があるのをご存知でしょうか？
今回はその中でも、通常の会議やキックオフミーティングとは少し異なる、「オフサイトミーティング」について、オフサイトミーティングとは、またその目的、進行方法、成功させるためのポイントなどを紹介していきます。

1. オフサイトミーティングとは？
2. オフサイトミーティングの目的
3. オフサイトミーティングの進め方
4. オフサイトミーティングを成功させるためのポイント
5. 最後に

オフサイトミーティングとは？

「オフサイトミーティング」とは、スコラ・コンサルトという会社が商標登録された同社が提案する会議手法になります。
離れるという意味の「off-site（オフサイト）」とあるように、オフサイトミーティングとは、社内などで行わず、会社から離れた場所で行う会議のこと。
また、本来の意味の外で行うというだけでなく、日本の企業に最適化する形として、コンセプトを「気楽であるがまじめに話をする」とした、新しい会議手法です。

オフサイトミーティングの目的

オフサイトミーティングの目的はズバリ、「チームワークの強化」「協力して課題を解決する」ことです。
この目的からも分かるように、オフサイトミーティングでは、従来の会議のように個人に焦点をあてるのではなく、グループに焦点をあてた会議なのです。

簡単にですが、通常の会議との違いも解説します。

通常の会議では、話し合う目的として、「課題等の共有・議論・決定」などが大半であり、会議の最終ゴールとして論理的に会議を行い、迅速に結論を導き出すことです。
そのため、参加者は自分の部署や立ち位置、役割などの肩書を十分意識しながら、論理的に会議に参加、発言することが望まれます。会議の開催場所も、社内が多く、比較的クローズ&プライベートな雰囲気です。

一方オフサイトミーティングの目的はグループの関係を強固なものにし、協力体制を整えることで企業の課題解決などを図るものになるため、チームを作ることを目的に会議が開催されることがあります。
通常の会議とは違い、結論を導くことではなく、結論を出すまでの参加者間の関係、過程を重要視することが、オフサイトミーティングの大きな特徴と言えるでしょう。
話し合いも倫理的に進めるのではなく、参加者が各自の役職を取り払って素直な意見を出しあっていくコミュニケーションを深めるようなものであり、また、参加の姿勢として、素直に発言する、想像力を高めることが求められます。
開催場所も社外の、できるだけ会話が弾むようなオープンな雰囲気の場所が推奨されています。
できるだけ参加者全員の意見を出し合うことから、時間も通常の会議より長めに行われることが多いでしょう。

オフサイトミーティングの進め方

先ほども記述したように、オフサイトミーティングでは、各参加者が役職を取り払って話し合うことが重要ですが、ではいったいどの様に進めていけば良いのでしょうか？

1.事前準備のポイント

開催するミーティングのテーマ、目的を決める
オフサイトミーティングを開催する準備として、今回何のためのオフサイトミーティングを行うのか、その目的の為のテーマを明確にしておきましょう。
また。テーマも、オフサイトミーティングの目的「コミュニケーションを深める」に適した内容にしましょう。

参加者を決め、目的とテーマを共有する
先述の会議の目的、テーマが決まったら、参加者を選定していきましょう。
参加人数の目安としては、数人～10人あたりが良いでしょう。
人数が多すぎれば、意見を出せない、出しにくい人も増えてしまい、コミュニケーションを深めることがしにくくなる可能性があります。
参加者が決まったら、会議をする目的、テーマを共有しておきましょう。
事前にどの様なテーマなのかが分かっていれば、より参加者が意見を出しやすくなり、効果的なオフサイトミーティングになるでしょう。

開催日・会場を決め、予約を行う
参加者が決まったあと、アンケートなどを取って開催日、日時、場所などを決めましょう。
また、会議の内容に併せて、会議室の雰囲気も決めてみてもいいでしょう。
会場を選ぶ際は、料金やアクセスしやすいかも意識しておきましょう。

2.オフサイトミーティング当日のポイント

話し合いは「発散型」を意識する
通常の会議のように、解決策を出すなどのゴールに向かって論理的に議論する会議方法は「収束型」と呼ばれるものです。
オフサイトミーティングは、何度も記述している通り、チームを強化するためのミーティングなので、収束ではなく「発散型」である、たくさん意見を述べる会議になるよう、参加者全員が意識しましょう。

話の流れに柔軟に対応する
オフサイトミーティングは通常の会議のように、議題の再確認→議論→結論など、必ずしも流れに沿って行う必要はありません。
参加者が自由に意見を述べ、その会話、話題の流れに応じて、時間などを変更しながら柔軟に進行してください。

ルールを決め、守る
自由に発言できることから、少々話題からそれすぎたりして収集がつきにくくなることも考えられるため、ルールを決めておくと良いでしょう。
例えば「関係のなさすぎることは言わない」「最後まで話を聞く」「立場を平等に話す」など。
あくまでこれらは参考ですが、価値のある者となるように、ルールをしっかり決めておきましょう。

ファシリテーターをつける
先ほど、流れに合わせて時間を変えるように進行すると記述しましたが、それを行うファシリテーターという進行役をつけておくと、より良いオフサイトミーティングとなるでしょう。
あまりにもテーマや目的から逸れてしまったり、時間が掛かりすぎたりとトラブルが発生した場合、ファシリテーターがいることでその場を取りまとめ、梶を取り直すことが出来ます。

3.オフサイトミーティング後のポイント

参加者にアンケートをとるなどして、フィードバックを集める
オフサイトミーティング終了後、その場でも構わないのでなるべく早めに参加者全員からオフサイトミーティングに対するフィードバックをもらいましょう。
ほうほうとしては、アンケート形式にしても良いし、オフサイトミーティング最後に1人1人感想を述べてもらうでも良いしょう。
意義のあるものだったか、もう少しこうした方が良かったなどのフィードバックをもらうことで、ブラッシュアップすることができ、次回のオフサイトミーティングはさらに良いものになります。

オフサイトミーティングを成功させるためのポイント

グループをつくる

グループを作るとしても、部署感をシャッフルするなどして、普段話さないような人とグループをつくるのがおすすめです。
オフサイトミーティングの目的はチームワークの強化ですので、普段あまり関わらないような部署の人の意見を聞けたり、話し合うことで新たな発見に繋がるかもしれません。
また、他の部署の理解が深まったり、コミュニケーションを深めることが出来れば、業務の進行効率も格段に上がるでしょう。

メリハリをつける

論理的でなく、自由に素直な意見を話し合うオフサイトミーティングだからこそ、メリハリをしっかり意識すべきでしょう。
方法を誤ると、一気にダラダラとした雰囲気、流れになってしまい、それでは意味のあるオフサイトミーティングの効果は得られません。
もし参加者の集中力が低下してきた場合は、ファシリテーターなどが「アイスブレイク」を取り入れるなど、気分転換しましょう。
また、アイスブレイクは緊張を和らげる効果も期待できるので、オフサイトミーティングの導入に使用することもおすすめです。

ポジティブに話し合う

コミュニケーションを深めることが目的である以上、否定ばかリなど、ネガティブな姿勢は出来るだけ避けましょう。反対意見だったとしても、一旦理解したうえで、自分の意見を述べるなど、工夫しましょう。
ファシリテーターは、平等に、中立な立場をとり、会議を活性化させることを意識すると尚良いでしょう。

最後に

いかがでしょうか。
コミュニケーションを深めることが目的であるオフサイトミーティングですが、自由に出来すぎるうえに、会議ということをつい忘れがちになることもあるかもしれません。
ファシリテーターだけでなく、参加者全員が、チームを深めることが出来るように、意識して行うことが大切です。
価値のあるオフサイトミーティングをこなすほど、チームをの関係や作業効率などが見違えていくことでしょう。