活用事例

web会議で「Zoom」を快適に使う3つのポイント

2021/5/19

簡単で便利なWeb会議ツールをお探しの方におすすめしたいのが「Zoom（ズーム）」です。
Zoomとはパソコン（pc）やスマホアプリなどを使って、簡単にテレビ会議ができるweb会議ツールです。社内、社外を問わず会議が多い企業にとっての利便性が非常に高く、多くの企業に導入されている人気、実績共に非常に高いツールです。
新型コロナウイルスへの対策として、テレワーク(リモートワーク)導入推進を行っていることもあり、最近は更に注目度が高まっています。
そこで今回は、web会議でZoomを使って快適に会議やミューティングを行うポイントをご紹介いたします。

1. web会議ツール「Zoom」の特徴
2. 01. web会議に役立つ画面共有機能
3. 02. 会話やセミナーを録画するレコーディング機能
4. 03 Zoomのブレイクアウトルーム(グループ分け)機能

web会議ツール「Zoom」の特徴

Web会議ツールZoomは、いつでも、どこでも、どんな端末からでも Web会議を実現するクラウドサービスで、Web会議が可能になる点です。通常はひとつの場所に集まって実施する必要があるミーティングがオンライン上で可能になることから、ビジネスシーンで多く活用されています。

また、Windows、MacOS、Android、iOSなど、あらゆるOSに対応しているのも最大の特徴で有用性の高いツールとして高く評価されています。
利用料は、Zoomには無料プラン（パーソナルミーティング）と有料プラン（企業、ビジネス、プロ）がありますが、企業で利用する場合は3人以上のミーティング利用制限がない有料プランがおすすめです。

また、Zoomは他のweb会議ツールと比較すると、同様のweb会議ツールだとを通話をしたり、会議をするためには相手のIDを教えてもらうなどいくつかの手間が必要なことがほとんど。
しかし、Zoomであれば、ミーティングURLを共有すればクリックするとすぐにシステムが起動するので利便性が高く全世界で90万人以上の方に利用されているサービスです。

そんな近年注目されているZoom のweb会議に役立つ代表的な機能をご紹介します。

01. web会議に役立つ画面共有機能

画面共有機能とは、web会議に参加している人に自分のPCやスマートフォンのPDFやパワーポイントなどのテキスト、イメージ、音声、ホワイトボードなど、プレゼンテーションや資料を画面を共有できるZoomの機能です。

ファイルを参加者に見せながらオンライン会議ができるので、非常に便利な機能です。

Airplayを使った画面ミラーリング

Airplayを使った画面ミラーリングとは、iOS/iPadOSの特徴的な機能の一つです。Zoomミーティングの参加者には共有主のiPhone/iPadの画面が映し出されており、画面のスクロールやアプリケーションの立ち上げなど、操作している画面がリアルタイムに映し出されています。
まるで実際に対面で会議しているかのような状態でweb会議を行うことができます。

Airplayによる画面ミラーリングの場合はMacやiPhone、iPadが同じWi-Fiに接続されていることが必要です。ZoomでのAirplayの利用は基本的にはApple製品に限られていますが、Windows製品でも専用のソフトウェアをインストールしていれば利用可能です。

書き込み

その他にZoomでは、画面上でツールを用いて書き込みをすることも可能です。例えば共有資料の補足をしたい部分などにコメントや矢印、マーカーなどでポイントをつけることができます。
より分かりやすく相手に説明したり、重要な部分を強調したりしたい場合などに活用してみてください。

02. 会話やセミナーを録画するレコーディング機能

Zoomでは会話やセミナーをレコーディング（録画）することもできます。
無料プランでも外部のキャプチャソフトを利用せず、単体で録画までできるのはZoomならではの特長です。Zoomの保存方法には「ローカル保存」と「クラウド保存」の2種類があります。

ローカル保存

ローカル保存の場合、録画した動画データはパソコンに直接保存されます。
保存するフォルダは自分で設定できるので、任意の場所を指定しておきましょう。ローカル保存は無料ライセンスでも利用することが可能です。

クラウド保存

クラウド保存の場合、録画データはクラウドノストレージに保存されます。
こちらはZoomの有料ライセンスを契約しているユーザーのみの機能となっており、無料ライセンスでは利用することができません。 Zoomのクラウド保存なら、保存先のURLを通知するだけで共有できる為利便性が高いといえるでしょう。
レコーディングの方法は、簡単です。
自らホスト（主催者）になったミーティングを開催すれば、レコーディング先を決定したら、録画の操作は簡単です。通話中にミーティングの画面で下部に表示されているメニューから「レコーディング」をクリックすると録画が始まります。
ホストでない場合は、ホストが各ゲスト（参加者）に録画の許可を出すことで録画が可能となります。ギャラリービュー（参加メンバーが一覧で表示される方式）のメンバーの画面で右クリックし、「レコーディングの許可」をクリックすると許可が出せます。

なお、ミーティングに参加するクライアントが録画したい場合は、ホストの許可を得る必要があります。
Zoomの録画機能は、社内ミーティングや取引先との打ち合わせ、またWeb会議やセミナーなど幅広いシーンで役立つ機能です。

03 Zoomのブレイクアウトルーム(グループ分け)機能

Zoomを使用してオンラインニューティングや大人数が参加するWEB会議で、結論が出ない時やディスカッションが必要な時に、全体で一斉に議論をするよりも、少人数ごとに分けて意見を交換させるほうが活発な議論になります。そのような際に、ブレイクアウトルーム機能を使うと便利です。
ブレイクアウトルーム機能とは大勢の参加者でroomを使ってミーティングをしているときに、メンバーをいくつかのグループに分けられる機能のこと。

事前の注意点としては、ミーティングルームを立ち上げてから設定するのではなく、あらかじめZoomの設定画面から「ブレイクアウトルーム」を有効化しておかなければいけません。

自動でグループ分けをする

ミーティングルームに入ると画面下の「ブレイクアウトルーム」のアイコンを押しましょう。「ブレイクアウトルームの作成」という画面に切り替わり、分ける部屋数を選択できます。任意の部屋数を選択し(最大50まで可能です)、「自動で割り当てる」にチェックを入れれば作成完了です。

手動でグループ分けをする

自動と同じ手順でミーティングを開催し、ルームの画面下にある「ブレイクアウトルーム」のアイコンをクリックします。次に、「手動で割り当てる」にチェックを入れて「作成」を押してください。
ブレイクアウトルームのアイコンをクリックすると、振り分けたルームの番号が一覧となって並んでいます。各ルームの名前の右端に「割り当て」が表示されています。カーソルを合わせると、ミーティングに参加している人が表示されるので、そのルームに入れたい人にチェックをつましょう。開始することで振り分けが出来ます。

ブレイクアウトルームで作成した部屋で、スムーズにディスカッションが行われているかチェックしたい場合、ホストは各部屋を見たり参加したりすることが可能です。セッションが開始されると、各ルームの右端に「参加」と書かれたボタンがあるので、そこをクリックすることで部屋に入室できます。ホスト権限を複数人に付与することも出来ますので、WEB会議では、効率的にZOOMのブレイクアウトルーム機能を使いこなして、大人数でのWEB会議を快適なものとしましょう。