徹底解説!議事録の書き方とは?フォーマットもご紹介
2021/5/19

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議事録と言うと、会議や先方との打合せの際に会議の記録として参加者が作成するものですが、ただ議題や内容を文字に起こすだけと考えている方も多いのではないでしょうか。
議事録は、記載するだけが目的ではなく、その後社内社外の方が見ても分かるように内容を簡潔にまとめる必要があります。
議事録をとる係は、会議に初めて参加した新人社員などが多いかもしれません。
記録と言っても、メモの取り方やどの様な書式の議事録を作成したらその後の見やすくなるかよくわからないと悩む方も少なくないでしょう。

一見あやふやな議事録ですが、記載内容の構成や書き方を理解できれば、誰でも適切な議事録を作成できるようになります。

今回は議事録の書き方を解説していきます。
テンプレート・フォーマットや便利ツールも紹介いたしますので、是非参考にしてください!

議事録とは

そもそも、議事録とは何なのでしょうか。
議事録にはいくつか種類があります。議事録の役割として、主には社内会議、先方との打合せの備忘録や記録を残すことです。
記録だけでなく、コンサルなど、企業に提案する会社では報告書というよりも、クライアントに納品する書類としての役割を果たす場合もあります。

議事録の目的

より良い議事録を書くためには、議事録の目的を理解しておく必要があります。

責任・内容の所在を見える化する

複数人がバラバラに発言する会議でもし議事録が無い場合、会議や社内打ち合わせを振り返る際にそもそもの議題はいったい何だったのか、参加者の誰がどんな発言をしていたのか、府j透明になってしまいがちです。
議事録で「誰がどんな発言をしていたのか」「どんなタスクが発生したのか」を明確にすることで、会議後の認識のズレをなくすことができます。

会議不参加者にも会議の情報を共有できる

例えば会議中に新しいタスクが発生したとしましょう。
そのタスクを、会議に参加していなかった社内の者、もしくは社外に外注する際に一回一回内容を共有していたら、お互い大きな時間ロスとなるでしょう。
その際、もし議事録が上手に書けていたら、参加していない方でもすぐに内容を把握することが出来、作業に迅速に取り掛かることが出来るでしょう。

このようなことから、議事録には、「会議不参加者が後から読んでも、会議などで行われた内容が理解できるような議事録」を書くことが重要です。

議事録作成時のポイント・コツとは?

事前準備として、会議の要点・目的を知っておく

会議の目的や、要点を知っておかなければ、「聞くだけ」「参加するだけ」と受け身的になってしまうでしょう。
受身的では、後に繋がる議事録を書くことは難しいです。目的を把握し、準備をしてから会議に臨みましょう。
事前準備として。5W2Hに基づいて会議前に分かるところをまとめておきましょう。

<5W2H>
Why(なぜ)、What(何を)、When(いつ)、Who(誰が)、Where(どこで)、How(どうやって)、How much(いくら)

会議前に議事録の構成を決める

会議を事前にシュミレーションしておき、シュミレーションに沿って進行することが出来れば、議事録は会議前に作れると言っても過言ではありません。
事前に議事録を作成するためには、以下を抑えておくことが重要です。

  • 会議の基本事項 会議名/標題 日時 場所 参加者 各議題 など
  • 各事項の表記方法 西暦・24時間表記など
  • 会議の記載項目 前回から会議までの背景 会議の課題 決定事項とアクション

また、会議の解像度をより上げるためにも会議の課題を知り、なぜその課題があがっているのかの理由も抑えておきましょう。
それに加えて、会議で出てきそうな専門用語などを事前に調べておけば、会議の解像度がより上がり、理解度がさらに深まるでしょう。

メモを行う、手描きの場合はスピーディーに記録するため図式化する

議事録を記載するにあたって大切なのは、参加者の発言を正確に記録することです。

基本的には手描きで記録しますが、パソコンやレコーダーなどを持ち込む際は参加者や先方に持ち込んでも良いか必ず事前に確認しましょう。
ICレコーダーは発言したことを逃さず記録できるため、活用することをおススメします。
もし聞き逃しや不明点が出ても、レコーダーで保存しておけば、聞き直すことも可能です。

手描きにしても、パソコンにしても、全ての発言を記録することは不可能です。
工夫して記録するようにしましょう。自分に合ったメモの取り方を見つけることが重要です。メモがうまくとれるようになれば、議事録作成も早くできるようになります。
メモを上手くとるコツとしては、以下があげられます。

  • 質問、回答時には主語と目的語を忘れないように、必ずメモしておく
  • 手描きの場合、文章を書こうとはせず、図で表わすなど、早く記録できるように工夫する
  • 主語と目的語が上手く聞き取れなかった場合、質問するなどして会議中で明確化しておく
  • PCで議事録を記載する場合は、使い慣れたツール、ソフトをできるだけ使用する。

主語や目的語をメインに要約して書くには、重要な箇所のみをメモしていきましょう。

  • 例 ○○日 メインタスク △△さん担当
  • 例 ○○さん もっと上に配置希望

もちろん、発言したのは誰なのか、何を発言したのかなど、何度も記述しているように主語と目的をきちんと記述しましょう。
分からなかったことは会議中に聞きにくいかとは思いますが後から見る人が分からなくならないように確認するようにし、もしレコーダーで記録している場合は、聞き取れなかった部分に印などをつけて後で聞き直しましょう。

メモを参考に、要点を簡潔にまとめて清書していく

前提として、議事録は自分だけが読むものではなく、自分以外の多くの人も読むということを忘れてはいけません。
なので、メモをそのまま清書するのは適していません。
メモを見ながら、自分以外の人が読み安くなるようにまとめていきながら清書していきましょう。
メモするときも、この心がけをしておくと尚良いですね。
フォーマットがある場合は、こちらも自分だけが使えるようなフォーマットではなく、hp化の方も容易に使えるフォーマットを目的として作成しましょう。

24時間以内など、できるだけ早く提出する

議事録は、会議が終了してからあまり時間が経たないうちに提出しましょう。
記憶が新しいうちに内容を整理し、参加者に確認してもらうことで、参加者からより良いフィードバックを受けることが出来ます。

議事録のフォーマット

あくまで1例ですが、議事録の参考フォーマットを紹介します。
是非参考にしてみて下さい。

会議名:◯◯企業定例ミーティング 
日時:◯月1日(月) 13:00~15:00
場所:◯◯会議室
出席者:◯◯部長、◯◯課長、◯◯係長、◯◯主任 議事録作成:◯◯
欠席者:◯◯主任(出張のため)
議題:◯◯サイト訪問者を上げるための施策について

決定事項:
・TOPページのMVを変更する
・イベント専用ページを作成する

議論内容:
・◯◯部長より予算の関係上、サンプル配布は難しいとのこと(◯◯係長)
・ページ制作予算は◯◯円
・写真が古く、変わり映えが無いのではないか

懸案事項
・テストアップを今週末までに作成すること
・第二回「◯◯企業定例ミーティング」の日時
◯月1日(月) 15:00~16:00 ◯◯会議室にて

最後に

いかがだったでしょうか。
記録するだけと思いがちな議事録ですが、内容を自分以外にも分かりやすくするためにも、様々な工夫が必要です。
まずは先輩社員が作成した議事録を参考にしながら、自分で作成できるようになっていきましょう。

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