レンタルスペースを利用する時にチェックしておきたい設備・備品とは?
2021/6/16

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イベントやセミナーを開催するときに役立つレンタルスペース。
レンタルスペースはビルの一部屋を貸し出したり、お店全体・またはその一部を貸し出すサービスや、個人宅の使っていない駐車場や、お店の使われていない駐車場の空きスペースをレンタルするサービスとなっています。
その多くは、時間単位や日にち単位で貸し出しているので、仕事の会議やパーティはもちろん、ワークショップやイベントにも使用できます。
最近では、おしゃれな設備や、備品のレンタルサービスも充実していて、利用できる用途も増えてきていますのでレンタルスペースを選ぶ際に、確認しておきたいチェックポイントをご紹介いたします。

レンタルスペースのメリット

スペースを提供する側にとっては、空いているスペースを有効に活用し、収益化することが出来ます。利用者にとっても、常にスペースを確保する必要が無くなり、スペースの維持費をカットできます。また、人数の増減や利用目的に合ったレイアウトの会場が選べ、目的に応じてアクセスの良い場所で開催するなど、その都度場所を変更ができる為、経費や手間をかけずに沢山の人を呼べるというメリットがあります。
その中でもレンタルスペースの良い点は、わざわざその会議のためだけに備品を新しく買わずに済むことです。特に電子機器を揃えると、利用頻度は少なくともメンテナンスが必要ですし、あまり使わないまま型が古くなってしまうことも考えられます。しかし、レンタルスペースを借りればその会場にある設備を利用することができるので、ランニングコストを削減でき、かつメンテナンス不要になるので管理の点でも楽になります。
レンタルスペースの人気の違い、それは設備や備品の違いと言ってよいでしょう。
今回は、レンタルスペースの用途別に、利用者に満足していただける設備やレンタルスペースの価値を高める備品をご紹介しましょう。

レンタルスペースをを予約する前に知っておくべき設備・備品について

レンタルスペースによって借りられる設備・備品は異なる

レンタルスペースによって置いてある備品や設備は異なります。
実際にどんな備品・設備が有るのか、また、設備・備品の個数に限りがあり、他の会場で使ってしまっていて借りたかった設備が無いということも考えられますので、WEBサイトや直接会場へ問い合わせしてみるのも良いでしょう。
レンタルスペースを探す前に、予め参加人数や必要な備品や設備を明確にしましょう。
どれくらいの人数が収容できるか、テーブルやイスの備え付けはあるのか、また必要に応じて増やしたり減らしたりすることが可能かなど、用途に基づいて確認しましょう。
あらかじめ必要な設備と、その優先順位を明確に把握しておくとスムーズでしょう。

設備・備品は無料か有料か

会場によって、同じ設備でも有料のところと無料のところがあります。
レンタルスペースによっては全て無料で貸し出してくれるところ、一部は有料オプションとなっているところなど、料金体系が様々あります。
プロジェクターやステージをレンタルするのに1台数千円かかるという場合もありますので
スペースの費用だけでなく備品や設備を含めた費用を合わせて確認しておくと安心ですね。

レンタルスペースの備品や設備

レンタルスペースを借りる際に実際にどんな備品・設備が人気なのか、まとめてみました。

とりわけ必要な設備と言えば、次のようなものです。

テーブル、椅子

レンタルスペースの多くは、テーブルや椅子は用意してある場合が殆どですが、受付や荷物置きに利用することもあるので参加人数+αがあると安心です。
また、長時間の会議では椅子の座り心地が疲れに影響します。固い椅子よりはゆったりと座れる椅子であると良いですね。
また、折り畳み式のテーブルや椅子を用意していると、自由に座席やレイアウトを変更出来て便利ですし、急に参加者が増えても安心です。

ホワイトボード

セミナー・交流会・勉強会では頻繁に利用される設備の一つです。説明をしたり、ブレインストーミングのように出たアイディアを書き留める時に役立ちます。また、マーカーも多色揃えていると便利です。

ホワイトボードは大きい方がより多く情報を書き込むことができ、会議をスムーズ進めるためのポイントの一つにもなります。予め会場のホワイトボードの大きさも確認しましょう。
最近では、電子ホワイトボードの人気が高まっています。マーカーの補充の必要もなく、印刷もできるタイプもあり、これから更に需要が高まる備品です。

Wi-Fi(無線LAN)・有線LAN

セミナー・交流会・勉強会などでは、パソコンを使用する事が多く、インターネットネット回線の有無が会議室を借りる判断基準の一つになります。また、昨今はZoomやSkypeなどを使って会議やセミナーを中継することも多くなりました。
レンタルスペースにインターネット環境が無い場合もありますので、ポータブルWi-Fiがあると安心です。
ひとつのレンタルスペースで、無線LANと有線LANを併用することによって、より便利で効率的にネットワークを使いこなすことができます。

プロジェクター・スクリーン・モニター

パソコンのデータを見せながら参加者へ説明を行う場合、プロジェクターやスクリーン、または大型モニターが必要になってきます。自身のパソコンとプロジェクター、またはパソコンとモニターを繋ぐケーブルの端子が会場のものに対応しているか忘れずに確認しましょう。
また、参加者の多いセミナー・交流会・勉強会では、大人数でも認識できる画面サイズが必要です。
会議室の天井高さや室内の奥行きによってスクリーンサイズは変わってきますが、後ろの視聴者も画面が見える大きさを用意する必要があります。推奨スクリーンサイズ:80~120インチ、明るさ目安:5,000~7,000ルーメンがお勧めです。

マイク・アンプなどの音響機器

大きな会場では後ろまで声が届かない場合もありますので、マイクを利用して会議の環境を整えましょう。大人数のWeb会議ではマイクスピーカーと言われる「マイク」と」「スピーカー」の両方の機能をあわせ持つ機器もおすすめです。大人数のセミナー・交流会・勉強会でも音声をしっかりと拾って、会議の相手へと届けることができます。
スペースの大きさや参加人数を考慮した「音質」にすることで、スムーズな進行が可能となりますのでマイク・アンプなどの音響機器も確認が必要です。

演台、ひな壇

ひな壇と演台が常設されているスペースも有ります。
演台は、進行役や発表者がパソコンやタイムスケジュールを置くのに利用します。
ひな壇は、スクール、シアター、口の字、コの字、島型、対面、正さん形式などスペースの座席レイアウトもあらかじめどのような形式があるのか把握しておくと効率がよいでしょう。

案内板

会議参加者が会場まで迷わないよう、室外に案内板を置きましょう。

鏡、姿見

女性の参加者が多い場合やちょっとした写真を撮る時など、身だしなみを整える鏡があると
喜ばれるでしょう。また、講座やレッスン等では「鏡」がある事が絶対条件になっています。
壁の一面が鏡張りのレンタルスペースも有りますので検討してみましょう。

いかがでしたでしょうか。
レンタルスペースは利便性、使い勝手の良さに加え、用途ごとにどの場面で何を利用するか綿密に想定し、参加者が心地よくセミナーやイベント等に出席できる環境作りを目指しましょう。
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