セミナーの開催費用は経費になる?勘定科目の選び方
2021/6/24

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セミナーの開催には、社外に向けた大きなものから社内・部署内で行われることがありますが、
ホテルや貸し会議室などを借りてセミナーを開催した際の費用は経費にしてよいのか分からない、といったお悩みをお持ちの担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ひとくちにセミナー開催費用といっても、会場費や講師への謝礼など、セミナーにかかる費用は様々です。「セミナー開催にはどのような費用がかかるのだろうか?」「経費で処理する場合の勘定科目の扱いはどうすればいいのだろうか?」など、迷ってしまうことが多いでしょう。

そこで、この記事では、このセミナー開催費用。経費にすることはできるのか。
セミナーにかかる費用をどの勘定科目で処理すればいいのかを、
解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

セミナーにかかる開催費用とは?

セミナーを開催するにあたって、まずはセミナーにどのような費用がかかるのでしょうか。
セミナー開催にかかる費用の一例です。

・集客費用
・司会・講師・運営スタッフ・事務局スタッフの人件費
・会場費
・録音や撮影ほか消耗品などの雑費
・配布物準備費
・当日の旅費や飲食費
・懇親会費

セミナーを開催する場合、外部に宣伝するタイプのセミナーでは参加者の集客が必要です。
雑誌、チラシ、ネット広告などの広告やプレスリリースの作成やその配信にかかる費用、ダイレクトメールを作成しそれを送る費用など、どのように集客するかによって費用や内容が異なります。セミナーの内容や参加者の層に応じて最適な方法をとりましょう。

さらにセミナー開催前から事務局を開設する場合のスタッフ、司会、外部講師への公演費用も必要となります。自社スタッフ、自社講師を使うことで人件費を抑えることはできますが、セミナーの規模が大きくなる場合は外部スタッフ、外部講師を活用することでよりスムーズな運営が期待できます。

セミナーの開催場所は、セミナーが成功するか否かを左右する大切な要素のひとつ。選ぶ場所や会場は集客に大きく影響します。社から便利で安いところを基準に選ぶと、満足度の低い会場となってしまい十分なセミナー効果が得られないこともあるのです。更に会場費は規模によって変わりますが、規模が大きければそれだけ広い会場が必要です。その分金額も上がるため注意しましょう。

セミナーは、自社が持つ貴重なコンテンツの1つです。当日のセミナー内容を後日コンテンツ化する計画がある場合は予算に余裕があれば専門業者へ外注できますが、自分たちでセミナーの動画を撮影する際は、撮影器具が必要です。すでに用意がある場合はよいのですが、ない場合は購入費用またはレンタル費用がかかります。
また、当日参加者に配布物がある場合は印刷代や、配布物を準備し会場に送る送料なども必要です。

セミナー開催費用を抑えるためには

セミナー開催費用は、どの程度の参加者数を設定するかによって費用が大きく変動します。
大規模なセミナーを開催してしまうと、それに見合うための広い会場、大規模な集客活動が必要となります。広い会場は会場費も高くなり、集客活動も大規模になればなるほど費用が上がります。
また、大規模なセミナーには運営スタッフも多く必要となるため、人件費も増えてしまうでしょう。

また、テーブルや椅子といった設備がない場所の場合、手配するにも別途費用が必要。こちらも必要数によって金額が異なるため、規模が大きなセミナーになればなるほど開催費用が高くなると考えておきましょう。
まずは、人数を押さえておくことで、セミナー開催費用を低く抑えることが可能です。

更にセミナー開催費用の中で高額になりがちなのが外部講師に支払う講師費です。
有名な方を講師として呼ぶ場合は費用が上がります。それだけ集客力が上がるという効果もありますので目的に応じて社内で講師を用意する等、検討してみましょう。

セミナーや研修を行うときに、そのまま懇親会や飲み会を開催することがあります。懇親会の会場費用や飲食代にも費用が発生しますが、ケータリングを利用するのか、ホテル会場でホテルの料理を用意するのかによっても値段が変わります。
費用を抑える際には、何にどの程度の金額が使われているのを知るのが大切です。セミナー開催費用も減らせるもの、減らすべきではないものを理解したうえで予算削減を実施し、セミナーを成功させましょう。

セミナー開催費用の勘定科目は?

セミナー主催者が負担する費用は様々です。セミナーにかかる費用はどの勘定科目になるのでしょうか。主に使われる勘定科目が、「販売促進費」「教育訓練費」「広告宣伝費」「交際費」です。

販売促進費

社外向けのセミナーであれば「販売促進費」
特定商品の販売促進のためのキャンペーン費用など、直接的な販売促進につながる費用。不特定多数を相手にしている費用
会場費、消耗品費、配布物準備費などにあたりますが、セミナーの目的によって異なリ
広告宣伝費となる場合も有ります。

教育訓練費

社内向けのセミナーであれば「教育訓練費」

給与手当

司会、運営スタッフ、事務局スタッフの人件費(人材派遣スタッフの場合は外注費)

広告宣伝費

新聞や雑誌などのメディア掲載、宣伝用HPの作成費などの集客費用、間接的な販売促進につながる費用

支払手数料

講師への謝礼

交際費

懇親会にかかる費用は税務上交際費に該当します。
請求金額を「セミナー費用」と「懇親会」に区分した請求書を発行してもらう必要があります。
なお、会場費や機材費(会場に附帯するもの)も飲食費に含めることも出来ます。
なお、飲食代もソフトドリンクや軽食程度であれば損金計上して問題ありません。
人の勘定科目における交際費は、具体的にどんな経費が該当するのかという点が定義されています。セミナー後の懇親会に参加するためにかかった出費について、一人当たり5,000円以下の場合は飲食費用として内訳をし、5,000円以上の場合は交際費として内訳をするのが適当と定義されています。
そのため、懇親会への参加費用が1人5,000円以内の場合は、飲食費として仕訳けるという方法で大丈夫です。

セミナー会場費用の勘定科目の決めるコツは「利用目的で決める」ことです。利用目的から考えれば、勘定科目は一貫性のある管理ができます。社内のセミナーなのか、自社商品のセールスなのかなど、セミナーが何の目的で開催されているかを考え、勘定科目を決めましょう。これらの使い分けは事業主の基準で判断しても大きな問題はありません。

しかし、企業セミナーは定期的に開催する可能性が高いため、1度定めた勘定科目はその後継続的に使用すべきという経理の原則(継続性の原則)があるため、計上する際には注意すべきです。勘定科目を分ける目的は、金の流れを把握し、経営判断する際の材料とすることなので、一度決定した勘定科目を安易に変更すると、過去の財務状況との比較ができなくなってしまいます。

いかがでしたでしょうか。
貸し会議室やホテルでセミナーを開催するときには様々な費用がかかります。
セミナー費用の勘定科目の処理方法をシンプルにすることで、経理の引継ぎも楽になります。
勘定科目の書き方は、企業によっても異なりますので、
費用を計上する場合は、経理部の人や税理士などに聞いてみることをおすすめします。
今回は、セミナーの開催費用は経費になる?勘定科目の選び方をご紹介しました。
今後のセミナー運営にお役立てください。

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