活用事例

ミーティングの議題を決める！議題で会議は活性化する

2021/7/20

ミーティングを開催すると「ミーティングではいつも同じ人が発言している」「結論が出ない」などの悩みを持っている方も多いのではないでしょうか？ミーティングの良し悪しは、議題に掛かっているといっても過言ではありません。今回は、ミーティングが効率よく進み、成果につながるミーティングを行うための議題の決め方について紹介します。

1. ミーティングの議題は事前に決めておく
2. 良くないミーティングの議題とは？
3. 人が集まらなくなったミーティング
4. 議題の意図がキチンと伝わらない
5. ミーティングでの提案がない
6. ミーティングで何も決まらない
7. ミーティングで決まったことが実行されない

ミーティングの議題は事前に決めておく

ミーティングと聞くと、多くの人は「どんな内容を話合うのだろう？」と思うのではないでしょうか。そのため、テーマから内容をイメージできるかどうかが、有意義なミーティングにするための第一歩となります。社内ミーティングや、取引先とのミーティングなどを行う場合、あらかじめ議題やテーマが決める事が多いでしょう逆に社内の定例ミーティングでは、当日になって「今日は何について話し合おうか」というような、あらかじめ議題を用意せずに行うようなミーティングもあります。
しかし、何を決めたいのかはっきりしないような議題では、ダラダラとして時間ばかりが掛かる話し合いになりかねません。議題はできる限り明確にまとめた上で、事前に提示するのがベストです。

良くないミーティングの議題とは？

ミーティングは、情報を共有する貴重な場ですが、良くないミーティングでは、皆が勝手に発言をして収拾がつかなくなったり、逆に意見が出ず時間を浪費して発展的な結果にはなりません。

進め方で陥る良くないミーティングとは、

人が集まらなくなったミーティング

参加を呼びかけても応じる人が集まらないのであれば、ミーティングを開く意味はありません。
これは、会議の意義を感じておらず、自分の仕事を優先する人がいるために、よく起こる現象です。「定例会議」など型にはまった習慣的な会議ではよくこのようになってしまいます。目的の共有が社員にゆきわたっていないためです。
会議の必要性を感じていないので、集まったとしてもやる気がなく、発展的な結果にはなりません。ある調査によると、ミーティングに費やす仕事時間は全体のおよそ15%、企業規模が大きくなると、年間でおよそ30万時間が、ミーティングのためだけに浪費されているといいます。ビジネスを取り巻く状況は日々高度化、加速化しています。

現代社会において、この時間をいかに効果的に過ごすかが、生産性の向上、ひいては企業の競争力に直結していくことは、言うまでもありません。

まずは、目的に沿って、ミーティングに本当に出席すべき人員を確認しましょう。また、一度で効率的な会議を開くためには、出席に必要な人が全員揃うことも大切です。参加者の人数が多くなるほど、メンバーの日程調整は難しくなるものですが、Web会議システムを利用して外出先や自宅からでも参加できるようにすれば、全員が会議に出席しやすくなるでしょう。

議題の意図がキチンと伝わらない

ミーティングには、大事な結論をださなければならない場合から、情報共有、ブレインストーミング、社員教育など、様々な目的があります。
事前に資料の用意が不備だったり、専門的な内容についてメンバーの基礎知識がなかったりすると、伝えたいことも伝わりません。せっかくメンバーが招集しても内容を理解してくれなければ仕事は次に進みません。まずはミーティングの主催者がその会議の目的を明らかにし、参加者に事前に、何のために開くのか、ということを周知しましょう。

ミーティングでの提案がない

ミーティングは新しい施策や方針を提案したり、生み出すためのディスカッションも多く開かれるでしょう。進め方としては、発表者が事前に必要な情報を収集・整理し、わかりやすく説明できるようにしておくことが大事ですが、ここがまずいと、意見を引き出せません。
資料についても、ミーティングが始まってから配布して一から全員で目を通すのは時間のロスです。ミーティング前に参加者に配布、共有しておき、ミーティング開始前には全員が読み込んでおくと効率的でしょう。これを徹底しておくと、ミーティング当日の議論が深くなるため、内容の濃いディスカッションとなるでしょう。
逆にメンバーの当事者意識・目的意識がうすいと、意見交換は低迷し、新しい案も生まれません。
そこでミーティングの議題を、項目を上げるだけではなく質問型にしてみるのも良いでしょう。

次のようなありきたりな項目を上げるだけの形式は避けます。

・上半期の売上報告
・作業効率の改善
・競合他社の広告動向

そこでミーティングの議題を、質問型・疑問形で問いかける表現であれば、テーマを見聞きした人は「何について、どうすればよいのか」を、自信でも考えを巡らせるはずです。
例えば、先ほどの項目を

・上半期の売上を15％UPするには
・どうすれば作業効率を25％短縮できるか
・マーケットで目を向けるべき競合他社とは？具体的な広告での訴求ポイント

「～の原因は？」や「～の改善策は？」というように、質問に答えを出す形の会議にすると、何について問われているのかわかりやすいため、当日もディスカッションがしやすくなります。
ミーティングがより戦略的になり、トピックの意味や目指す着地点について批判的に考えるようになる為、内容が定まらずにグダグダになりにくい傾向にあります。

ミーティングで何も決まらない

ミーティングは意見を言い合うだけの場ではありません。ミーティングは何らかの決め事をするために開かれることが多いと思います。
しかしメンバーが意見を持って集まり、積極的に発言したとしても、進め方が悪いとその収拾がつかなくなり、結論に達することができなくなります。メンバー全員が、このミーティングで何を決めるのかを把握している必要があります。
そこで大事なのが、終了時刻の10分前に、議題や目的が達成されたかを、参加者全員で確認すること。ここまでの議論の結果をまとめ、疑問点や懸念を全員で確認することで、ミーティング後のアクションにつながる、有意義なミーティングとなるでしょう。

ミーティングで決まったことが実行されない

会議は何らかの決め事をするために開かれることが多いと思います。せっかく時間を割いて集まっているのですから、建設的な成果として何かを決め、前進するためですね。

先に述べた3つの「ない」が起こると必然的に「決まらない」も発生することになります。また、たとえメンバーが意見を持って集まり、積極的に発言したとしても、進め方が悪いとその収拾がつかなくなり、結論に達することができなくなります。メンバー全員が、この会議で何を決めるのかを把握している必要がありますね。

いかがでしたか？最後に「ミーティングは面倒だ」「どうせ何も決まらない」と感じているなら、議題の決め方やミーティングの進め方に問題があるのかもしれません。

ミーティングを生産性のあるものにするために、まずは事前準備を大切にしましょう。
議題を明確にし質問形式に変えるだけで、参加者がイメージしやすく具体的な議論が行え、議論の濃さが変わってくるでしょう。

これまでのミーティングのテーマはどうだったのか、話し合いはスムーズに進んでいたのかなどを改めて思い返し改善していく事でムダなミーティングが減り、機能していないミーティングを無くすことができるでしょう。