会議の進め方

わかりやすい会議の議事録を作成するポイント

2021/7/27

会議を行った後は、きちんとした議事録を作成する必要があります。議事録を作成しておかないと、後で会議について振り返った時に、不明確な部分が出てきて問題になる可能性がありますし、貴重な時間を使って会議を行った意味も無くなってしまいます。
会議の議事録には、話し合った内容と経過を具体的に記述して、誰が読んでも会議の中身が分かる様にしておく必要があります。会議の議事録は、責任の所在を明確にし、会議に参加しなかった人達へ周知するものなので、極めて重要な書類だと言えます。そのため、議事録は必要な事を漏らさず記述すると共に、読みやすく書かなくてはなりません。
しかし、多くの意見が飛び交う中で重要な部分を拾い集めなければならないとなると、最初は難しく感じるかもしれません。今回は、わかりやすい議事録を作成するポイントについて紹介していきます。

1. 議事録を作成する意味や目的は？
2. わかりやすい会議の議事録を作成するポイント
3. 議事録に記載する項目

議事録を作成する意味や目的は？

会議の議事録には、はたしてどのような役割があるのでしょうか。人によって、あるいは会社によってその定義やフォーマットは様々あると考えられますが、議事録を作成する意味や目的を確認しておきましょう。

関係者に決定事項や経緯の共有をする

会議で討論された内容や決定事項については、参加者以外の関係者にも伝える必要があります。備忘録として議事録を残しておくことで、どのような経緯で最終決定がなされたのかがわかります。
また、議事録はスピーディーさも大切な書類です。一般的に会議が終了してから24時間以内に発信します。そのため、作成に慣れていないうちは、完璧に作り上げることよも、締め切り通りに仕上げることを目指しましょう。

タスクの担当者や期限とアクションの明確化

会議で何が決まったのか、タスクや「誰がいつまでに行うのか」という点を明らかにすることが重要です。会議中に口頭で伝えただけでは、参加者の間で認識の相違や把握漏れが発生するおそれがあります。具体的にどのような行動をするのか、項目ごとに分けToDoリストのように分かりやすく記載するとわかりやすいでしょう。

会議中の発言や意見の備忘録

会議中の発言や決定事項について議事録に記録しておくことで、責任の所在が明らかになります。そのため、単に発言の内容を書き留めるだけでなく「誰が発言したのか」という部分を忘れず記載しましょう。特に、クライアントや社外の方も出席する会議では、発言者が誰かによって今後の方向性が変わる可能性もあります。間違いがないよう、発言者をはっきり記載しましょう。

わかりやすい会議の議事録を作成するポイント

会議の議事録を作成する時のポイントは、

１）読み手が知りたい事を書く
２）不要な事を省いて簡潔に書く
３）全体的に見やすい構成とする
４）会議の流れに沿って書く

などです。

１）読み手が知りたい事を書く

読み手は、会議のテーマや課題に関する情報を得るために議事録を読むので、それらの内容を網羅する必要があります。必要な事が書かれていないと、参加者に連絡が行く事になって、議事録を書いた意味が無くなってしまいます。会議のテーマなどを考えて、読み手が求める内容を全て議事録に記載する様にして下さい。相手にとって必要な情報がある、分かりやすい議事録が出来上がります。

２）不要な事を省いて簡潔に書く

無駄を省いて簡潔な文章で、議事録を作成する事も大切です。議事録を読む人は、短時間で会議の内容を知りたいと思っていますから、会議内で決まった事や明らかになった事について端的に書いて下さい。会議内の発言を全て書いていたのでは、長々とした議事録となってしまいますので、内容を取捨選択しなくてはなりません。重要な内容を残して不要なものを省く作業をするために、会議の内容や発言について良く理解しておく必要があります。一目で会議の概略が分かる様に、200文字程度で会議の要旨も記載しておくと良いでしょう。た、メモに書き留めた内容をひたすら羅列するのではなく、重要でない内容は削除するなど、文章を簡潔に仕上げることも大切です。

３）全体的に見やすい構成とする

内容と共に、議事録の書き方にも配慮しなくてはなりません。内容が適切なものであっても、ページ一杯に文字が並んでいたのでは一目で内容を把握できませんし、読む意欲も失われてしまいます。ページ内には適度な余白を作り、一文の長さも同程度に揃えましょう。読みやすい構成にすれば、短時間で議事録全てに目を通せますので、会議の内容が誤って伝わるのを防ぐ事ができます。会社によっては、あらかじめ議事録のフォーマットが用意されている場合もあります。
最初から自分でオリジナルのフォーマットを作るよりは、こうした既存のフォーマットを利用するほうが、項目の抜け漏れのない、読みやすい議事録が出来上がります。

5W1Hを意識した構成を目指す
誰かに物事を分かりやすく伝えるための方法として、5W1Hを基本にして考え、

・ Why（なぜ）
・ What（何を）
・ When（いつ）
・ Who（誰が）
・ Where（どこで）
・ How（どうやって）

何が重要なのかがわからなくなりそうなときには、これらの項目を書き出してみましょう。要点が「5W1H」によって整理されることで、議事録で書くべき項目が浮き彫りになります。

４）会議の流れに沿って書く

会議の進行に従って、議事録を書き進める事も重要です。会議内の発言を踏まえた上で、会議は進んで行きますから、進行を無視して報告書を作成してしまうと、正確に内容を理解してもらう事ができません。きちんと会議の流れを理解した上で、報告書を作成する様にしましょう。

議事録に記載する項目

・会議の名称
・会議の開催場所と開始・終了の日時
・出席者
・会議を行う目的
・会議内で出た質疑応答内容や決定事項
・会議概要と会議で発言した人物の名前
・特記事項
・添付書類
・次回会議日程

などの内容を報告書に盛り込む必要があります。報告書で一番重要となるのは、経過と結果です。特に会議で決定した結果は、その内容が今後の行動の基準となりますので、正確に書かなくてはなりません。結果に関しては、番号を振ったり見出しを付けたりして、分かり易くしておきましょう。記述する量が多かったり内容が多岐に渡る場合は、最初に要旨を書いておくと、理解しやすくなります。
出席者に関しては、クライアントの場合は役職名を記載し、役職が上の人物から順に記載していきます。記載内容はだらだらと書いても要点が伝わりにくいため、必要な情報を簡潔に書きましょう。また、同じ議事録でも、会社によって記録されている内容の細かさはさまざまです。一言ずつ内容がまとめられていればよいという会社があれば、会議の詳細な流れまで分かるように記載するという会社もあります。
過去の議事録を確認すると、どのくらい詳細に記載すればよいかが一目で分かるでしょう。

会議中に配布された資料がある場合には、議事録にコピーして添付し、議事録に配布資料の項目を作成します。

わかりやすい議事録をスピーディーに作成できるよう、事前に会議の意味や目的を明らかにしておきましょう。議事録に最低限記載しておくべき項目を押さえることで、会議中も迷いなくメモを取ることができるようになります。最初のうちは慣れるまでしっかり基本を抑え、5W1H」を意識しつつ、誰にとっても理解しやすい議事録の作成を目指しましょう。