活用事例

運営力とは？運営力を高めるための方法などを詳しく解説！

2021/7/28

研修やセミナーなどを開催するにあたり必要なのが運営していく力です。
そもそも、運営力って何？という方も少なくはないはずです。

会社で「社員総会」などのイベント運営を、イベント会社などに委託した経験などはありませんか？
イベントは社内でも行えるものではありますが、その運営、開催方法はとても難しいものです。ちょっとしたことで、雰囲気がガラッと変わってしまいます。
そんなイベントでは、運営力が必要不可欠といっても過言ではないでしょう。

ではそんな運営力とは一体何なのか、詳しく解説していきましょう

1. 運営力とは？
2. イベント、会議、研修などを行う際のポイント
3. 必須！運営マニュアルとは
4. マニュアル改良方法
5. 最後に

運営力とは？

運営とは、「イベントに関わっているすべての人の能力を高め、最大にする」こと。
また、個人の能力向上はチーム全体の能力を最大限にすることではないでしょうか。
この、能力を最大限に活かす力こそが「運営力」なのです。
運営の目標として、一人一人が能力を高めるために目的意識や責任感を持って気持ちよく働けるように運営していくことが挙げられます。

このように、目標を達成するためにはイベントのゴール、それに加えて、各メンバーごとのゴールや役割ごとのゴールなどをしっかり伝えることが重要になります。
何のためのイベント、研修、会議なのか。開催にあたっての自分、所属グループの役割は何のためにあるのかといった内容を分かっているといないとでは、作業の効率や発揮する能力が大きく変わってくるでしょう。

イベント、会議、研修などを行う際のポイント

参加者の名前を呼ぶ

大きなイベントなどを開催する場合、受付、誘導、ケータリングなどの社内で賄うことが厳しい部分を社外に頼ることも多いのではないでしょうか。
その際、「パートさん」「アルバイトさん」「受付さん」など、名称で呼ぶのではなく参加してくださっている方一人一人の名前を読んであげましょう。
名前を呼ぶことで、本人は「ジブンゴト」として作業を行うことができますし、名前をキチンと呼ばれることでより気持ちよく働くことができるからです。

初めての方が多い外注の方の名前を思えるのは大変・・・という方も多いでしょう。
そんな時は、名札や名前入りのスタッフパスなどを用意しましょう。
スタッフパスを導入することで、主催側の方が雇用側の方の名前をすぐ読んであげられると同時に、名前をオープンにして働くので、仕事に責任感が生まれ、作業効率や意識が向上する利点があります。

朝礼や終礼を取り入れる

朝礼や終礼は情報共有のためのものだと思っている方いませんか？
情報共有も大いにありますが、イベント前後の時間は運営力を高めるチャンスになりえるのです。
朝礼や終礼で、イベントの目標、ゴールの共有を行ったり、役割ごとにメンバーの紹介をすることで、目的意識や責任感をしっかりと持ってもらうことができます。
イベントを開催するにあたって、全員が同じ気持ちをもって同じ方向に進んでいく、そのための空気を作り、共有できる朝礼や終礼は、良い効果を生むでしょう。

言葉遣いを決めておく

先ほどの朝礼、前日の終礼の際にイベントでの言葉遣いやNGワードなどを決めておきましょう。
具体的には来場者をお迎えするときの挨拶は「いらっしゃいませ」なのか「こんにちは」なのか「ようこそ」なのか
もし外国の方もいるようなイベントであれば、「こんにちは、Thank you for coming」と、日本語と英語が混同する挨拶になるでしょう。
自分たちを指す言葉も、「弊社」ではなく「わたくしども」を使ったり、自社名を述べるなど。
また、医療系セミナーなどのお医者様対象のイベントであれば「お客さま」をNGワードとして「先生」と呼びかけるなど、このような言葉遣いのルールを朝礼や前日の終礼で決めておくとよいでしょう。
言葉遣いは印象を大きく分ける重要なポイントとなります。このように言葉遣いもしっかりと決めておくことで、より良いイベントを開催できるでしょう。

必須！運営マニュアルとは

どんなに小さなイベントであったとしても、運営マニュアルは絶対に必要です。
また、小さな社内イベントであればマニュアルは必要ないと考えるかたもいるかと思いますが、マニュアルは作成しましょう
何から手を付けたらいいかわからないなど、慣れないうちは作成に時間がかかるものですが、数をこなすなどして身に着けていきましょう。
ページ数が多いマニュアルが必ずしもいいものというわけではありません。
実施当日の「設計図」となれるようなマニュアルであったり、「ルールブック」の役割を果たすようなものであったり、そんなマニュアル作成を目指していきましょう。

それでも何を書いたらいいかわからないという方は、まずは「6W2H」を書き出してみましょう。
6W2Hの内容は、以下になります。

When・・・いつ
Where・・・どこで
Who・・・誰が
Whom・・・誰に向けて
What・・・何を
Why・・・なぜ
How・・・どのように
How・・・much いくらで

この6W2Hがきちんと書かれていれば、まずはA3用紙1枚のマニュアルでも十分です。
イベントを重ねるごとに充実させていきましょう。
また、小さいイベントであっても、このマニュアルがあるのとないのとでは効果に大きなが差が出ます。

マニュアル改良方法

マニュアルの改良方法で最適なのは「マニュアルを参考にメモをとる」ことです。
マニュアル作成を始めたての頃は、先ほどの6W2Hに沿った内容や、前日・当日のタイムスケジュール、役割分担など基本的な情報しか書けないといった方が大半だと思います。
そんな時こそ、イベント実施日の気になったことや思いついたことをメモしていきましょう。

メモの内容を例に挙げると

「開会式の時間が10分長くなってしまった」
「配布資料が予想していた人数とあっておらず大幅に余ってしまった」
「スクリーンが見えにくい角度」
「会場が広いが通路が狭かった」
など

メモの取り方も、「受付が混んでいた」と記載するよりは「閉会後の受付はじめ15分がなかなかさばけず列が長くなってしまっていた」
「衣装受け取りでトラブルがあった」ではなく「想定よりも寒さが厳しかったため、上着を着てくるお客様が多く、ハンガーが足りなくなり、ハンガー追加までお客様を待たせ混雑が起きてしまった」
といったように、後から見返したときに具体的にどのような問題が起きていたのかを思い出せるように、状況を素早く観察しメモをとるようにしましょう。

このような、後で見返せるメモこそが、次回のマニュアルつくりの役に立つのです。
先ほどのような、イベントごとの反省点を復習し、それを踏まえたうえで、配置する人数や会場をかんがえたり、備品の数を調整したりしましょう。

また、このメモも初回の1回で終わらせてはいけません。
マニュアルを作り、実施した際にメモを取り、振り返りながらさらにマニュアルを充実させることを繰り返しましょう。

運営マニュアルはチームの共有知識となる重要な資源です。
次回のイベントをより良いものにするためのデータのストックとして役立てていきましょう。