ペーパーレス会議とは?導入のメリットとよくある失敗をご紹介!
2020/3/16

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昨今ではよく「ペーパーレス」という言葉を耳にするようになりました。

技術の進歩によりタブレットや電子ノートなどが急速に普及するようになったことに加え、地球温暖化などの環境問題の取り組みのために資源の無駄遣いを可能な限り抑えようとする時代の流れも大きな背景といえるでしょう。

 

記録媒体として長く使用されてきた紙からデジタル機器への移行は、新しい時代へ移り変わりを感じられる大きな要素としても印象に残りやすいものです。

企業の中には働き方を見直すための新しい取り組みとして積極的に取り入れている企業も多いのではないでしょうか。

 

ここでは新しい時代の会議形態として注目を浴びているペーパーレス会議について詳しくご説明します。

A.そもそもペーパレス会議とは

ペーパーレス会議とは、デジタル機器を用いることで会議に使う資料や原稿などに紙資源を用いない会議形態のことを指します。

単純に紙媒体を使わない会議だけのことではなく、デジタル機器を活用していることがポイントです。

 

B.ペーパーレス会議のメリット

ペーパーレス会議には様々なメリットがあれられます。導入を見送っている方も改めてメリットをみて検討してみてはいかがでしょうか。

 

B-1.紙のコストがかからない

1つ目は消費資源の削減、紙のコストがかからないことがあげられます。

ここでいうコストとは単純な印刷費用や紙媒体の金額だけにとどまりません。

 

例えば持ち運びの労力など、紙媒体ならではの手間は意外と多くかかっているものです。軽くて薄い資料に適した紙素材でも量が膨大になれば保管スペースひとつでも大きなコストがかかります。

特に紙の資料は整理や管理に多くの時間が取られた経験の有る方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。

 

ペーパーレスで行った場合、デジタル製品ひとつで多くの資料を保管管理することが可能です。

過去の議事録を参照することも、保管フォルダさえ決めておけばタイトルでのソートや更新日時での並び替えなど、特別な機能を用いずとも必要最低限の管理を紙媒体よりも素早く瞬時に行うことが可能です。

 

会議の度に印刷して資料を準備する手間も、紙資料をまとめる手間も配布する手間もかかりません。様々なコストを削減することができます。

 

B-2.バックアップがとりやすい

2つ目にはバックアップが取りやすい点もメリットとしてあげられます。

多くのツールは簡単にデータを修正したり追記したりすることができるので、会議においても議事録の清書を一から作り直す必要はありません。

 

また、クラウドシステムを利用することでネット上にデータを保管することができます。

オフィスや自宅や出張先など、所在地が転々としても簡単に同じ資料を呼び出すことができます。

定例会議など定期的に行われている膨大な会議資料を呼び出すことも、デジタルであれば難なく管理することができるでしょう。

 

ひと昔まえでは、電子媒体は停電や機器の故障によりデータが消失しやすい面もありましたが、使用するツールによっては作業の合間に自動的にバックアップをとってくれるシステムも存在するため、保存のし忘れなどによる資料の紛失も起こりにくくなっています。

現代ではバックアップがとりやすい環境へと着実に進歩しています。

 

B-3.共有しやすい

3つ目のメリットとしては、資料を共有しやすいことがあげられます。
紙媒体で情報の更新があった場合には都度印刷し直す必要がありますが、デジタル資料の場合はリアルタイムで資料を更新して確認することが可能です。

 

会議の直前に訂正箇所が見つかったとしてもデータを送り直すことで簡単に問題が解決するでしょう。

 

また当初予定していなかった資料でも、その場でネットを通じて表示させることが可能です。

紙媒体の資料ではよく起こり得る「資料印刷部数が不足していた」といった問題も、デジタルでは起こり得ません。デジタル資料は使いこなせば多くの問題を解決することができるでしょう。

 

C.ペーパーレス会議のよくある失敗事例

一方でペーパーレス会議ならではの問題やデメリットもあります。上記で紹介したようなメリットだけにとらわれてしまうと足元を救われてしまうので注意が必要です。

C-1.設備が整っていない

デジタル機器は電力を消耗します。そのため会議が長時間に渡った場合などは、充電できる環境でなければ使い物にならなくなってしまう危険性も有るため要注意です。

 

また、ネット回線に繋げられない環境であると、デジタルの可能性を大きく狭めてしまうことになるので会議の場所にも気を配るようにしましょう。

 

その他ファイルやソフトの種類によっては、共有したいデータが確認できなかったり、本来表示させたい規格とは異なる形で表示されてしまう可能性もあります。

 

仕組みを理解せずに使用してしまうと、大きな弊害を生みかねないので注意しましょう。

 

C-2.参加者がデジタル機器の扱いに慣れていない

ペーパーレス会議を導入するためにに新しく機器を購入し、参加者に配布しても、端末の使用方法がわかっていなければ、会議の進行を大きく鈍らせてしまう要因となりえます。

 

使い慣れていない道具を使いこなすためには必ず時間がかかります。

参加者のリテラシーを考えず、上部の考えだけでペーパーレス会議へと移行させるのは絶対に避けるようにしましょう。

 

D.ペーパーレス会議はペーパーレスの理解があってはじめて価値が生まれる

一見メリットばかりのように思えるペーパーレス会議ですが、知識や経験がないと却って紙媒体の資料よりも効率を下げることに繋がりかねません。

ペーパーレス会議はデジタルの特徴や仕組みの理解が全員である程度共有できて初めて真価を発揮します。

 

ペーパーレス会議の導入する場合には、必ず環境が整っているのか、参加者に抵抗はないのかを確認し土台を作ってから移行するようにしましょう。

 

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