Web会議の場所がない!すぐにできる、場所確保のための対策方法をご紹介
2020/10/27

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新型コロナウィルスの影響で業務のあり方にも変化が生じ、企業での会議もインターネットを利用して行うWeb会議が主流となっています。

遠方へ出張する必要がなくなった反面、Web会議を行うたびに会議スペースを社内で用意してやり取りを行わなければならないため、会議スペースの不足がちょっとした問題になり、お悩みの方もいらっしゃると思います。

しかし、会議室を増設するにもコストがかかり、すぐに実施することも難しいでしょう。

そこで本記事では比較的すぐにできるWeb会議の場所を確保する方法をご紹介します。

A.Web会議のメリットとデメリット

Web会議のメリットは、何といっても場所を選ばずに気軽に行えるということです。

極端な話、インターネット環境さえあればOKですから、離れた支社同士でやり取りすることはもちろん、その気になれば自宅や旅行先からでも会議に参加することができます。

 

半面、気軽に行えるゆえのデメリットもあり、一つの会議で複数のスペースを使用することや、会議の件数が増えて会議室の使用頻度自体が上昇するなどの傾向から、社内の会議室が慢性的に埋まりやすくなるという点が挙げられます。

また、インターネットの使用が前提となるため、時間帯や回線強度によって通信速度が左右されてしまうのも気をつけなければいけないポイントです。

スカイプなど画像や音声をやり取りするシステムを使用する場合は、より高速・大容量のネット環境が求められます。

B.すぐにできる対策法・社内編

Web会議のスペース不足を解消するには様々な方法があります。まずは、社内でもできる対策法を紹介します。

 B-1.会議室の利用に関するルールを作る

会議室の利用に対して、明確なルールを定めておくのは対策の一つとして有効です。

例えば、会議室の使用を時間帯で区切ってコマ割りにし、予めどの枠で利用するのかを代表者に届け出てもらうようにして必ず時間枠内に収めてもらうようにする、といったルールを作ります。

それを守ってもらうことで、会議室を計画的に使いまわすことが可能になります。

会議を行う会社間での調整が必要にもなりますが、うまくルールを策定できればより効率的に会議を行うことが可能です。

 B-2.会議室をパーテーションなどで分割する

Web会議の場合、参加者全員が同じ場所に集まることはないため、1か所の人数は基本的に少人数になる場合がほとんどです。

そのため、会議室をパーテーションなどで区分けして複数のブースを作成することで、一度に複数人が使用できるようになり、会議室の回転率が高まります。

他の会議の声や音が入らないように防音対策などを考える必要はありますが、工夫次第でスペース不足の解消が見込めるでしょう。

C.すぐにできる対策法・社外編

会社外のスペースを活用することでも、スペース不足を補うことが可能です。ここでは、具体的に5つご紹介します。

 C-1.漫画喫茶を利用する

インターネット環境さえあればどこでもできる、というWeb会議の特性を利用して、漫画喫茶を活用するという方法があります。

漫画喫茶は基本的にインターネット設備が完備されているため、ノートPCを持ち込むだけでWeb会議に参加できます。

各スペースもブースや個室になっているので、まわりの目も気になりません。個室を利用すれば、会議内容が社外に漏れる心配もないでしょう。

 C-2.カラオケボックスを利用する

最近のカラオケボックスは多くがWi-Fi環境を備えているため、こうしたカラオケボックスも社外の会議スペースの候補になります。

また、カラオケボックスはその性質から個室ごとの防音性能が高いため、音漏れを気にすることなく会議に集中することができるのも魅力です。

この特性を利用して、リモートワークやWeb会議向けのコースを用意している店舗もあります。

 C-3.自宅からWeb会議に参加する

インターネット環境があれば、自宅からWeb会議に参加するのも会議スペース削減の有効な手段の一つです。

家族がいる場合は邪魔が入りにくいスペースを確保するなど家族の協力も必要になりますが、リモートワークの比率が増加していることから、自宅参加の割合を増やすことも十分に検討に値する手法だと言えます。

 C-4.貸し会議室を利用する

会議用のスペースを借りる方法も有効です。主に都市部の駅周辺などに展開されていて、時間当たりの料金でスペースをレンタルすることができます。

もちろん、インターネット環境や会議に必要なツールも完備されているので、PCや資料を持ち込むだけで会議を行うことができます。

こうした外部の会議スペースを利用することで、社内に会議室を増設しなくとも間接的に会議スペースを増設することが可能です。

 C-5.公的施設を利用する

自治体によっては、公民館などの施設を研修や会議用に開放しているところがあり、申し込みをすれば有料で使用することができます。

一部屋あたりの人数制限や日曜・祝日・定時以外は閉館するため利用できないなどの制限もありますが、こうした公的施設の利用も検討してみるといいでしょう。

D.社内外のスペースを上手に活用して効率的に会議を行おう

Web会議が普及したことで、ネット環境のある場所であればあらゆる場所から会議に参加することが可能になりました。

会議はすでに場所を選ばなくなっているため、社内外の様々な場所を利用することで、より効率的かつスムーズに会議を行うことが可能になっています。

オフィスや自宅の近くに利用できる場所がどのくらいあるのか、一度リサーチしてみると良いでしょう。

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