議事録を取るのが苦手な人必見!きちんと伝わる議事録の取り方をご紹介
2020/11/30

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大切な会議の議事録作成を任されたら、慣れないうちは誰でも不安になりますよね。
参加者の発言内容をひたすらメモし、箇条書きにするだけでは誰が見ても分かりやすい議事録とはいえません。
少しのコツさえつかめば簡潔で伝わりやすい議事録を素早く作成することが出来ます。

急遽決まったクライアントとの会議。「議事録はとれる?」という上司の問いかけに
自信をもってイエスと答え、堂々と会議に参加しましょう!

議事録がなぜ会議に必要なのか

■決定事項を明確にして関係者に共有する
議事録は単なるメモではなく、参加者への決定事項確認や情報の記録、上司への報告、参加していない人への情報共有が目的となります。
会議の内容をすべて文字に書き起こし、情報量を膨大にするようなことは、かえって読み辛くなり肝心なことが伝わりにくくなってしまいます。
「誰が見ても簡潔で伝わる」ことを意識して会議に臨みましょう。

■今後の計画の内容や期限を周知する
決定した項目について、誰が、どんなことを、いつまでに行うのかといった具体的な計画について記載します。
進捗を管理できるフォーマットがあればなお便利で、クライアント側に議事録を共有した際にも、お互いの作業進捗を把握することに役立ちます。

■責任の所在を明確にする
誰の発言か分かりやすく記録することも、議事録の目的です。「誰が」言ったのかを記載することは、責任の所在を明らかにすることにもなり、
後々、言った・言わないという水掛け論に発展するのを避けやすくなります。
発言者が誰かによって今後の方向性が変わる可能性もあるため、間違いがないよう、発言者をはっきり記載しましょう。

議事録に必要な項目

・クライアント名と会議の目的
・会議の開催場所と開始・終了の日時
・参加者(先方の参加者は役職名を記載し、役職が上の人物から順に記載)
・会議内で出た質疑応答や決定事項
・補足事項
・次回会議の開催予定日時・場所

議事録のまとめ方のポイント

■メモを元に、要点を簡潔に編集する
議事録は単なるメモの清書ではなく、上司を含めた多くの人に読ませるものということを意識しなくてはなりません。
そのため、読む人が知っておかなければいけない内容を、しっかりとまとめることが重要です。

■数字など、定量的な情報を正確に記入する
発言の中に日時・人数・費用などの数字が出てきた場合、 その内容は相違なく明記する必要があります。
具体的な数字を入れることで、より読みやすく分かりやすい議事録になります。

■5W1Hを意識する
「5W1H」という言葉は、聞いたことがありますよね。
「誰が(who)」、「いつ(when)」、「どこで(where)」、「何を(what)」、「なぜ(why)」、「どのように(how)」というビジネスの基本となるフレームワークのことです。
5W1Hに基づいて議事録作成を進めることで、自分の勘違いを防ぎ、相手に間違った情報や誤解を与えにくい文章になります。
メモの段階からこのことを意識することで素早くまとめられるようになります。

■PREP法を活用する
PREPとは 「Point(結論)」「Reason(理由)」「Example(具体例)」「Point(まとめ)」の順番で話を展開するフレームワークです。
議事録のみならず、プレゼンテーションなどでも使われる手法で、特に「結論から先に書く」ことはとても重要です。
PREPの流れに沿うことで、要点をつかんだわかりやすい文章になり、忙しい人が目を通す際もすぐに内容を理解してもらうことが可能になります。

議事録をマスターしてビジネスを円滑に

単なる記録ではなく、裁判の証拠資料にもなる議事録。正確に簡潔にもれなく記載することがとても重要です。
記載内容は「5W1H」を念頭において、読み手が分かりやすいように記載する必要があります。
参加者間で認識のズレが起こらないように、議事録作成時に疑問に思った点はすぐに確認することで、後々トラブルになることを未然に防ぐことが可能です。

コツをつかめば議事録作成は素早く上手に作成できます。
必要以上に怖がらず、相手に簡潔に伝えるというビジネスの基本を学ぶ場であると捉えてみてはいかがでしょう。

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