会議の進行方法のコツとは?~進行にとって重要な事前準備・ファシリテーション~
2020/12/4

h

社内での会議や、クライアントとの打ち合わせ、会議などの進行役に選ばれた経験がある方、また、将来その立場を担うポジションだという方も多いと思います。
どの企業でも打合せやミーティング、会議などは行われるものです。
会議の進行がスムーズだと、活発なやり取りが生まれ、その中で新たな発見や提案が誕生したり、効率よく進行することで、会議の時間が短くも充実したものとなり、その後の作業時間を確保できるなど、多くの利点があります。
正しく、効率のよい会議を行うためには、事前準備が重要です。
ここでは、進行方法だけでなく、会議の目的や事前準備から挨拶、議論のコツ、ファシリテーションなど、会議時にすぐ活用できる様々な内容を紹介します。

そもそも、会議の目的って?

まずは、大元の会議について、説明します。
会議には、大きく分けて3つの目的と種類に分けることが出来ます。

①「伝える」ことを目的にした会議
報告・連絡・共有などのコミュニケーション会議(オリエンテーション・キックオフ含む)が当てはまります。
「伝える」ことを目的にし、参加者同士が、会議内で各々の担当分野の内容を話し、情報を共有します。
オリエンテーションでは新人に企業の方針やルールを伝え、キックオフの場合は参加者間でプロジェクトの目的や個人の役割分担を伝えます。

②「提案」を目的にした会議
問題発見、意見、アイデア出し(ブレインストーミング)の議論会議が当てはまります。
参加者はあらゆる視点から自由に意見を述べる場です。
この会議は、従来の発想の枠を超えた意見を出す場なので、否定意見を出したり、結論へ導く進行方法の必要はありません。

③「物事を決定した上で、次に進む」ことが目的の会議
会議中にどれだけ参加者が納得したかが重要視されます。
各担当者は決定事項をそれぞれの部署に持ち帰り組織内に指示・伝達を進めます。

会議の鍵を握る「段取り・事前準備・コミュニケーション」

会議で大切なのは「段取り・事前準備・コミュニケーション」「司会進行」です。
効率的、効果的な会議を行うためには、まずその会議の目的を達成するための入念な事前準備が必要になります。

事前準備で必要なのは、会議の「目的共有」「情報共有」「問題提起」必要であれば「参加者への宿題のアナウンス」です。
重要なのは会議に参加してから説明をするのではなく、予め会議前に説明をし、すぐに会議が始められるような環境を整えることです。

会議参加者の当事者意識が低い状態では会議が盛り上がらず、結論が出なかったり、無駄に長くなったりする可能性があります。それを防ぐためにも、会議の前に参加者に目的を伝え、会議に出席する意味、自分の役割を考えてもらいましょう。
また、会議の議題となる問題提起をしておくことで、それぞれの意見を持ちながら会議に参加することができます。その際、会議参加前にそれぞれに準備してほしい内容を共有するとより良い準備ができるでしょう。

これらの段取り・事前準備・コミュニケーションを行っておけば、司会の進行もスムーズに行うことができるでしょう。
司会進行で難しい場面は、
・意見が出ない時に参加者に意見を出してもらうための質問
・会議が脱線した時に本筋に議論を戻す進行です。
目的や問題提起共有により、それぞれが意見を持った状態で臨めば、これらの問題が起こることなく会議が進行できることでしょう。

自身が司会進行をする場合は、進行でつまづきそうな場所はどこかを想定してから事前準備を行うと、より司会進行も円滑に良い会議を行うことが出来るでしょう。

会議における司会のコツ

実際に会議を効果的に行うための司会のコツをご紹介します。

・参加者の緊張をほぐす「アイスブレイク」
お互いをよく知らないクライアントとの会議などでは、自由に意見を言い合える雰囲気はなかなかできにくいでしょう。
しかし、アイスブレイクを行い、話がしやすい状態で会議がスタートすれば、意見も言いやすく、司会も進行しやすくなります。

・会議のゴールを宣言する
アイスブレイクの次に、会議の目的、ゴールを宣言します。
会議の初めに宣言することで、参加者が目的を持って会議を行うことが出来るだけでなく、話題の脱線も防ぐことが出来ます。
具体的には、「何のために行われている会議なのか」「何を行えばゴールにつながるのか」の二つを事前に参加者に報告したうえで、会議開始時に再度アナウンスしましょう。

・時間に沿ってアジェンダを進める
目的、ゴールを共有した後は、時間通りアジェンダを進めていきましょう。
時間通りに進行できるよう、議論し、意見をまとめ、決議する時間や方法をある程度決めておき、合意を取りながら行うとスムーズです。
また、司会以外にタイムキーパーを用意するのも効果的です。
時間通りに進めていくのも大切ですが、結論が出ないまま時間通りに進めてしまうのはよくありません。
参加者同士で「どの結論になったのか?」という話になってしまうような進行も良くないでしょう。
必ず、アジェンダが終わるごとに結論を参加者に伝えてから、次の議論に移りましょう。

司会のコツ「番外編」:ファシリテーションスキルを利用する

ファシリテーションとは、集団活動をスムーズに進行し、成果が出せる状態に方向性を定めることです。
会議で例えると、参加者全員の発言を引き出しつつ、自身は中立的な立場にいつつ発言をまとめ、結論へと導いていく支援をする能力です。

ファシリテーションスキルを活用しながら会議を進める3つのポイントを紹介します。

ポイント1 参加者の発言を肯定する
参加者が発言しやすい環境を作るため、参加者から出た発言の良い点をピックアップしてその発言を肯定していきましょう。
会議に出た質問や意見を深堀りして、さらに意見を引き出す方法も有効です。

ポイント2 話題から逸れた際にきちんと戻す
話題が逸れた場合、「申し訳ありません、○○に関するご意見をお願いできますでしょうか?」と柔らかく参加者に伝え、会議の起動を修正することはファシリテーションスキルで非常に重要です。

ポイント3 会議の最後に結論をまとめる
会議で重要なのが、最後に結論をまとめることです。
参加者の中で食い違いがあると次のアクションがうまく進まなくなる可能性もあります。
そのため、最後に結論をまとめて参加者と共有しましょう。
そうすることで、参加者同士で食い違いが起こることもなく、「充実した会議」だと感じ、楽しく効果的な会議に繋がっていくでしょう。

まとめ

会議は、労働時間の中でも大きな割合を占めている場合があります。
本当に必要な会議か、無駄な議題の流れになっていないかを精査し、「段取り・事前準備・コミュニケーション」「ファシリテーションスキル」を活用しながら、より充実した意味のある会議を行っていきましょう。

会議室を探す