会議室の予約システムは自作できる?Excelやクラウドサービスを用いた作成方法をご紹介
2021/2/18

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自社の会議室を利用するうえでは予約システムは非常に重要となります。

 

社員が増えるほど会議を行う頻度は高くなり、会議室の利用も増えるでしょう。会議室の数が少なければ、よりシビアな利用が求められます。

会議室の空き状況は会議室の数を増やすことで緩和できる可能性がありますが、どの会議室がどの時間に空いているのかを把握しなければなりません。

会議メンバーにどの会議室で行われるのかを正確に伝える必要もあるでしょう。

 

会議室の予約システムを導入することで会議室の把握や実施場所の共有を行えますが、有料のシステムを利用するにはハードルが高いとお悩みの方もいらっしゃると思います。

 

そこで本記事では会議室の予約システムを無料で自作する方法について解説いたします。

A.表作成ソフトExcelによる会議室予約システムの自作方法

会議室の予約を円滑に行えるようにするにはExcelなどの表作成ソフトで予約表を作るのが簡便です。

表に必要項目を盛り込んでリストにするだけなので手軽に自作できるでしょう。

Excelを例としてご紹介していきます。

 A-1.基本的な自作方法

印刷した予約表を会議室の入り口や事務の受付台などのわかりやすいところに設置しておき、予約をしたい人はその予約表に随時記載するのが典型的な運用方法です。

オンラインで利用したい場合にはExcelの共有機能を使うのが便利です。

 A-2.Excelを用いるメリット

Excelではファイルの共有を選択するとクラウドストレージに保存して特定のユーザーと共有する設定ができます。

マイクロソフトオフィス365を利用している現場なら、オフィシャルのクラウドストレージであるOne Driveをそのまま使えて、ユーザーの指定もスムーズにできるので簡単でしょう。

 

また、クラウドサーバーを利用していない場合には、電子メールで添付ファイルとして送信することにより予約状況を共有することも可能です。

メールソフトとの関連付けができるので、簡単にメールに添付して該当者に送れます。送信先のユーザーをグループ化してくと簡便に予約表を共有できるでしょう。

 A-3.注意したいポイント

作成時に重要なのは予約システムとして運用する上で何が予約表に盛り込まれている必要があるかを検討することです。

日付と使用開始時刻、終了時刻は必須事項で、予約者の名前と連絡先が記載されているのが望ましいでしょう。

 

必要があれば会議の内容や目的を簡単に記載できるようにしたり、参加者を書き込めるようにしたり、使用備品を選べたりすると様子をつかみやすくなります。

内容や使用備品については代表的な項目を予約表に明記しておいて、丸を付けるだけで選べるようにしておくと予約手続きがスムーズにできます。

 

このような工夫も盛り込むと運用負担が少なくなり、円滑に予約システムの導入と運用を実現できるでしょう。

B.クラウドサービスによる会議室予約システムの自作方法

会議室の予約システムは無料のクラウドサービスのカレンダー機能を使って運用するのも簡単です。

 B-1.基本的な自作方法

カレンダー機能は無料で使えるケースが多いので、Googleなどの代表的なクラウドサービスのアカウントを作成し、予約用のカレンダーを作成してみましょう。

利用するクラウドサービスによって使い勝手にはやや違いがありますが、基本的には予約用のアカウントを用意して、そのアカウントのカレンダーに会議のスケジュールを入力することで運用可能です。

 B-2.クラウドサービスを用いるメリット

予約機能

カレンダー機能では日付と開始時刻、終了時刻を指定して予定を入力できます。

自動的に予約者の名前は記入されるシステムが多いので、スケジュール名に会議の内容や目的、使用備品などを記入すれば予約という形で運用すれば良いでしょう。

カレンダー機能は個人の予定を記入するための仕組みになっていないので、予約表内に多くの情報を組み込もうとすると難しい場合もあります。

ただ、スケジュールにファイルを添付するなど、運用次第では使いやすい機能もあるので活用方法をよく検討するのが大切です。

 

予約状況の一括管理

複数の会議室の予約を一つのカレンダー上で行えるようにすることも可能です。

色分けをして表示できるので色と会議室を一対一で紐づけしたり、スケジュール名に会議室名を記載したりすれば良いだけです。

色と会議室の対応付けもカレンダー上に表示しておけば、利用者が迷うことなく予約を行えるでしょう。

 B-3.注意したいポイント

カレンダー機能を使う予約システムの運用ではガイドラインの作成とカレンダーの共有が最も重要なポイントです。

スケジュールに何を記載するかを明示し、迷いそうなところはカレンダー上で見えるようにしておけば円滑に運用を進められるでしょう。

 

また、クラウドサービスのカレンダー機能を使って予約表を運用する際には予約するアカウントの共有設定をする必要があります。

カレンダーの共有を個々のアカウントに許可するのが最も単純な方法です。

ただ、この場合には利用者が全員、同じクラウドサービスのアカウントを持っていることが求められます。

もし全員がアカウントを持っていないのであれば、利用者に対して共有アドレスを送信することが必要です。

C.会議室の予約システムは簡単に自作可能

会議室の予約システムは本格的な有料のシステムを使っても良いですが、自作するのも難しいことではありません。

現場によって印刷された予約表を使うか、メールでの共有が良いか、クラウドシステムを使うのが便利かは異なります。

各々の現場で運用しやすい方法はどれかをよく考えて、どのようなやり方がベストかを検討しましょう。

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