オフサイトミーティングとは?目的や準備・進め方について解説!
2021/3/4

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業務効率を高めるため、新たな発想が求められる会議で、注目されているのが「オフサイトミーティング」です。では、「オフサイトミーティング」とはいったい何なのでしょうか。ここでは、「オフサイトミーティング」の意味や目的、メリット・デメリット、そしてどのように活用していけば効果が得られるのかをご紹介します。

オフサイトミーティングとは

オフサイトとは、英語で「離れた場所」を意味する言葉です。

オフィスの会議室など職場で行う会議やミーティングを「オンサイトミーティング(on-site meeting)」と呼ぶのに対して、社外の会議室(貸し会議室)など職場を離れた場所や環境で行うミーティングのことを「オフサイトミーティング」と言います。

オフサイトミーティングの目的

「オフサイトミーティング」を行う目的には大きく分けて2つあります。

目的①

社内のメンバーが参加するミーティングであっても、いつもと違う場所で会議を行い、議論を活性化させ、社員の連携を高めることが狙いです。ラフな環境で議論することで、新たな発想につながるなどの効果が期待できるため、欧米などでは、オフサイトミーティングを取り入れている企業も多いです。

日本語の「オフサイトミーティング」は、株式会社スコラ・コンサルトという会社の登録商標となっており、本来のオフサイトミーティングを日本企業に最適化するかたちで再定義されたもので、「気楽にまじめな話をする」をコンセプトとする会議手法のことです。
分析や問題解決を主な目的とするのではなく、上下関係から離れて率直な自分の意見を出し話し合うことで、組織・チームの強化につながるでしょう。

目的②

会社とは違う場所で、普段の業務から離れ、缶詰め状態で課題の解決に全集中して取り組むことができます。

目的をはっきりさせて、「オフサイトミーティング」を取り入れていきましょう。

オフサイトミーティングのメリット

メリット① 組織・チーム強化

いつものミーティングや会議と違い、上下関係にとらわれず自分の意見を率直に出し合える場です。いつもは言いにくい本音を出し合うことで社員同士の理解が深まり、組織・チームの協力体制や連携が強まります。チームワークが良くなれば、作業効率も向上することでしょう。

メリット② ミーティングに全集中

会社でミーティングや会議を行っていると、来客や電話そのほかの急ぎ対応で、中断を余儀なくされることが多いのではないでしょうか。たびたびミーティングを中断していては、じっくり話し合うこともできず、ミーティング自体の質が低下しがちになります。オフサイトミーティングでは、こうした邪魔が入ることはなく、缶詰め状態で集中して話し合うことができます。

メリット③ 新しい発想が生まれる

普段見慣れないものを見たとき、普段とは違う環境にいるとき、脳からドーパミンが放出され、人は集中力が高くなり、やる気がでます。また社員の心身がリフレッシュされ、発想力が豊かになりやすいです。会社でのミーティングでは気づかなかった点に着目できたり、新たな発想が生まれたりといった展開になることが多いです。

オフサイトミーティングのデメリット

デメリット① 貸し会議室利用のための費用がかかる

会社の会議室はいつでも何度でも、別途費用をかけることなく使用することができます。「オフサイトミーティング」では、ホテルや貸し会議室・レンタルスペースなど、施設を借りるために費用がかかります。また気分転換のため、会社からある程度離れた場所の貸し会議室を借りると、施設利用料のほかに移動のための交通費や宿泊費もかかる場合があります。「オフサイトミーティング」を行う際には費用について割増しになるという点を考慮する必要があるでしょう。

デメリット② 社員の業務の調整が必要

会社でミーティングを行うときは、ミーティングの直前または直後にすぐ業務に戻ることができます。「オフサイトミーティング」は会社から離れた場所で行うため、ミーティング前後の移動時間などを考えると、直前や直後に別の業務予定を組むことは難しいと思います。「オフサイトミーティング」を行うときは、貸し会議室の利用予約も踏まえて、事前の準備や業務調整を念入りに行う必要があります。

デメリット③ 「オフサイトミーティング」の意味を成していない

会社の見慣れた会議室から離れた別の場所でミーティングを行うことで、新たな発想が生まれやすくなるということが「オフサイトミーティング」のメリットの1つであると先述しましたが、単に場所を変えて新しさを求めることが目的とするものではありません。場所を変えても、いつもと同じような議題で、いつもと同じような進行方法で話し合っていては、「オフサイトミーティング」の大きな目的である「上下関係にとらわれず率直に自分の意見を出し合う」ということができない可能性があります。『場所を変えただけ』とならないように、社員全員が「オフサイトミーティング」の意義や目的を理解しておくことが大切です。

オフサイトミーティングの準備・進め方

①目的を明確化し議題を決定

「オフサイトミーティング」を効果的に行うには、目的を明確化することが大切です。何のために行うのか、その為にどのような議題で話し合うのかを決めておきましょう。率直な意見やアイデアを出し合い共有していくような目的と内容が適しています。日頃の不満や言いづらいこと、改善できる余地があるのに業務に追われてできていないことなどを引き出せるような議題にすることも良いでしょう。目的や議題が決まったら、「オフサイトミーティング」がスムーズに行えるよう、参加者に共有しておきましょう。

②参加者の決定

いつも関わっている部署の社員同士だけでなく、違う部署の社員や新入社員などを交えて行うことで、違う目線からの意見も出し合え、知識の共有もできます。またお互いのことを知る機会にもなり、社内の連携が強化されます。自由に意見を出し合える環境にするため、参加者の人数は数人から10人ぐらいまでの少人数が望ましいです。

③場所・日時の決定

参加者の業務予定などを考慮しつつ日時を決め、目的や内容、参加者の人数に合わせて貸し会議室を選定しましょう。貸し会議室を選ぶとき、アクセスのしやすさや会場の雰囲気なども調べておきましょう。また貸し会議室の設備も重要です。アイデアを書いた紙や付箋などを貼り付けるためのホワイトボードや、各チームのプレゼン用にプロジェクターが必要になるかもしれません。ミーティングで何をするかを考えて、貸し会議室を選びましょう。

④オフサイトミーティングがフィードバック

「オフサイトミーティング」が終わったら、参加者からアンケートをとり、振り返りを行いましょう。ミーティングの最後にみんなで振り返りを行うのも大切です。ミーティングの内容だけではなく、開催場所となった貸し会議室についての意見を集めるのも良いかもしれません。

まとめ

年々人気が増している「オフサイトミーティング」についてご紹介しました。まずは数人で会社の制度など身近な議題について話し合うことから初めてみてもよいかもしれません。社内ミーティングや会議の質に課題を感じているのであれば、「オフサイトミーティング」で改善されるかもしれません。貸し会議室で「オフサイトミーティング」の開催を検討してみてはいかがでしょうか。

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