キックオフミーティングの目的と注意点
2021/3/4

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「キックオフ」とは、サッカーの試合における試合開始時にボールを蹴りだすことで、試合開始を意味します。
人は、何かが始まる時、何が起こるかわからない未来に不安を感じやすいです。
それに加えて、これから始まる新しい体験がどんなものなのか、ワクワクと浮足立つ気持ちが起きることもあるでしょう。これは、仕事での新プロジェクト、新しい案件でも感じるものです。
そんな、不安だったり、浮足立つ気持ちを、プロジェクトを進めるためのエネルギーに変えるため、プロジェクトを開始するときに実施するのが「キックオフミーティング」です。
キックオフミーティングを上手に行うことが出来れば、プロジェクトを成功へと導くことが出来ます。
逆に上手くいかなかったり、キックオフミーティングを行わないままプロジェクトを進行すると、プロジェクトの進行がメンバーごとにあやふやになり、プロジェクトメンバーの士気を下げることになりかねません。
メンバーのモチベーションを上げ、プロジェクトを成功に導くためのキックオフミーティングを実施するコツを紹介します。

キックオフミーティングとは?

キックオフミーティングとは、プロジェクトの開始を参加メンバーに知らせる打合せです。
ミーティングの規模も様々あり、ステークホルダー(企業の利害関係者)全員を集めた大規模のものもあれば、社内メンバーのみ行うものもあります。社内の特定の作業者だけなど、さらに小規模の集まりもあります。

規模だけでなく、内容も様々で、メンバーの顔合わせ程度のものから、プロジェクト計画を詳細に説明するものもあります。

主なキックオフミーティングの内容

  • プロジェクトの目的
  • プロジェクトの概要
  • 日程やコスト
  • プロジェクト体制(顧客体制やメンバーに期待する役割)
  • メンバーの自己紹介
  • プロジェクトの進捗管理方法や作業の進め方
  • 報告ルールや連絡手段
  • 各種会議体(各種会議の位置付けや、それぞれの出席者について)/span>
  • 質疑応答

これが基本的なキックオフミーティングの内容です。プロジェクトの規模、参加する人数等を考慮しながら、必要な情報を盛り込んでいきましょう。

キックオフミーティングの目的

1. プロジェクトの目的をメンバーと共有する
キックオフミーティングでは、そのプロジェクトの目的、目標などをメンバー全員と共有します。

  • このプロジェクトの目指す先はどこなのか
  • プロジェクト成功のために自分ができることは何か
  • プロジェクトリーダーが求めているものは何か

メンバー全員が同じ役割ではなく、それぞれ違う役割があります。
目的、内容を共有しないままプロジェクトを開始すると、メンバー間の認識に相違が生まれ、それぞれ違う方向に進んでしまう可能性が高くなります。
全員で同じゴールに向かうために、目的を共有しましょう。

メンバーはキックオフミーティングに参加することで、プロジェクトの進む方向性、自分の立ち位置、を把握することができます。

プロジェクトを成功するには、全員が同じ目標を持ち、一丸となることなのです。

2.プロジェクトの情報を共有する
キックオフミーティングでは、プロジェクトのスケジュール、コスト、体制、課題といった情報を全員で共有します。
共有する理由としては、メンバー全員がプロジェクトの理解を深める為です。
各メンバーは共有された情報をもとに、自分の役割を確認、他のメンバーの役割も把握します。

情報をメンバー全員に共有すると、プロジェクトを進行する際に前置きの必要がなくなり、コミュニケーションコストを下げることが出来ます。また、全員で情報を確認することで、多角的な視点を持つことが出来、参加者の理解が深まる利点もあります。

キックオフミーティング中、情報を共有したメンバーで話せる時間を設けることも効果的です。各メンバーは話すことで、「いつまでに何をするか」を具体的に考えることができ、「いつまでに何をするか」がわかれば、プロジェクトリーダーが各自に細かい指示を出さなくても、各々で作業を進めることが出来、効率的になります。

3. メンバーの信頼感を醸成する
キックオフミーティングで大切なのはメンバーの信頼感を醸成することです。
信頼感を得ることで、メンバーは目標に向かって一丸となって進むことができます。

信頼関係があると、課題が出た時にお互いに助け合える雰囲気が自然と生まれ、プロジェクトが円滑に進んでいきます。信頼感のあるプロジェクトはメンバー同士が互いにいい影響を及ぼしあい成功に向かって進みます。

また、信頼感が生まれると、使命感も生まれてきます。
「皆のために、自分の役割を全うしよう」と考えるからです。
その使命感はプロジェクト全体に良い雰囲気を生み、その良い雰囲気はプロジェクトを成功に導きます。

キックオフミーティングを行う際の注意点

キックオフミーティングをスムーズに進めるためには、いくつか注意点があります。ここではキックオフミーティングをスムーズに進めるための注意点として4つのポイントを詳しく紹介します。

1.プロジェクトの方向性を示す
キックオフミーティングのまず初めにやるのは、プロジェクトの方向性を示すことです。
方向性を示すために、プロジェクトの目標や目的を「シンプル」に説明します。

メンバーは作業や納期に追われて方向性を見失いがちになったり、困ったときや悩んだときにプロジェクトの目標、目的を思い出せれば間違った行動を取りづらくなります。

複雑な目標ではメンバーから忘れ去られやすいので、常に心に留めておけるくらい「シンプル」なものがお勧めです。

2.具体的な体制を説明する
プロジェクトで重要なのは「体制」です。
メンバーはプロジェクト内の自分の立ち位置が気になっていることが多々あります。

  • 自分が与えられた役割が何か
  • 責任の所在がどこにあるのか
  • 課題が出たら誰に相談すればいいのか

キックオフミーティングで体制が説明されていれば、自分の役割を認識しやすいです。各部門の責任者がわかると、現場は混乱しづらくなります。

プロジェクトが進行すると皆、自分の作業にかかりきりになります。相談したいことが出てきても、体制が分かってなければ、誰に相談すれば良いかわからなくなります。

体制図があれば、相談相手を間違えることがなく、さらに、すべての課題、相談がプロジェクトリーダーに集中して、リーダーの業務が回らなくなることも防げます。

3.課題や未決定事項を明らかにする
キックオフミーティングで、すでにわかっている課題や未決定事項があれば必ず伝えましょう。一覧で見れる資料があれば、参加者により伝わるので用意した方がよいでしょう。

課題はプロジェクトの進行を妨げます。課題に直面した作業者だけで悩むのではなく、皆で共有すると、解決の糸口が早く見つかる可能性が高くなります。

また、課題を明示することでプロジェクトリーダーには見えていなかった課題がわかることもあります。そして、これらの課題をいつまでに解決しないといけないか全員が把握しておくことで、現場の混乱を抑えることができます。

未決定事項を伝えるのも大切です。未決定事項に関連する作業に関わるメンバーは、自分の仕事が進まない理由がわからないと不満や不安がたまりやすくなるので事前にキックオフミーティング内に伝えることで、メンバーの不満、不安を緩和させることができます。

また、いつまでに決める必要がある、という期限を未決定事項に関連する作業に関わるメンバーから言い渡されることもあるでしょう。期限を各メンバーが把握することで、未決定事項が放置されることはなくなります。

4.メンバーの自己紹介と質疑応答
プロジェクトが始まったときに初対面のメンバーがいる場合、メンバーの自己紹介はプロジェクトの進行において重要です。初対面の人に話しかけるのは勇気が必要であり、それが仕事の相手なら、なおさらです。

自己紹介をすることで、声や話し方、表情などから相手のひととなりが伝わります。メンバー同士が知り合うことで親近感が湧いて、プロジェクトによい雰囲気が広がります。もし、自己紹介がしにくい雰囲気の場合はアイスブレイクを兼ねたアクティビティを挟んでも良いでしょう。

なるべく全員がこのましいですが、短い時間でもいいので、自己紹介の場を設けましょう。
どうしても時間がないという場合は、責任者だけでも構いません。必ずキックオフミーティングに自己紹介を入れましょう。

また、突然自己紹介を導入するのではなく、開催を告知するときに自己紹介することを伝えておくと、よいでしょう。心構えができて自己紹介がスムーズに進みます。

また、キックオフミーティングの最後に質疑応答の時間も導入しましょう。人はわからないことがあると、仕事の進みが遅くなります。疑問は聞くのを我慢せず、早めに解決しましょう。プロジェクトが円滑に進みます。

質疑応答をすると自分だけでなく、各メンバーの理解が深まります。各メンバーが持っている知識や考えていることが、ほかのメンバーにも伝わるからです。
各メンバーの異なる視点からのコメントは、理解を深めるきっかけとなり、メンバー全員の言葉が、全体の理解度を高めてくれます。

プロジェクト成功の鍵はキックオフミーティングから

キックオフミーティングはプロジェクトをスタートさせるための大切な会議です。
キックオフミーティングでプロジェクトの目的を明示することで、課題にぶつかってもゴールを見失いません。

情報共有はメンバーのプロジェクトに対しての理解を深めます。質疑応答などを積極的に行い、理解を深めていきましょう。
そして、メンバー同士が顔見知りとなることで、信頼感が高まり、プロジェクトを進める推進力になります。

キックオフミーティングが上手くいけば、プロジェクトは加速します。キックオフミーティングを上手に活用してプロジェクトのスタートダッシュを切り、成功へかけていきましょう。

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