活用事例

ビジネスからプライベートまで幅広く使える！レンタルスペースとは？

2021/3/12

レンタルスペースは、会議だけでなく、イベントや趣味などの用途で使用できる、とても便利な貸しスペースです。
なんとなく会議室のような雰囲気を想像しがちですが、最近では、おしゃれな内装や、備品のレンタルサービスも充実していて、利用できる用途も幅広くなって来ました。
しかし、いざ使用しようと思っても、どの様に選んでいいのかわからず、判断基準にお困りの方も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事では、レンタルスペースを選ぶ際に、確認しておきたいチェック方法や、レンタルスペースの種類などをご紹介します。

1. レンタルスペースとは
2. レンタルスペースを選ぶ際にチェックする点
3. レンタルスペースの主な部屋タイプと利用用途
8. まとめ

レンタルスペースとは

レンタルスペースとは、利用者の用途に合わせて、スペースを時間貸ししているサービスです。
時間単位や日にち単位で貸し出ししているので、試験や仕事の会議、パーティーはもちろんのこと、ワークショップやイベント、趣味などにも使用が可能です。

最近は内装やプランなどが多岐にわたっているレンタルスペースが増えているため、それぞれの目的や用途によって、サービスを洗濯する必要が出てきました。

レンタルスペースを選ぶ際にチェックする点

場所や設備をチェック

立地やアクセスの良さ

場所を確認するときは、料金や内装ももちろんですが、場所も重要です。
駅から近い場所や、分かりやすい場所など、アクセスが良い場所を選ぶと、参加者の負担を軽減させることに繋がるでしょう。

特に、出張などの仕事目的で使用する方は、遠方から来ることが多いかもしれません。
その場合、複数路線が通る、ターミナル駅に近いレンタルスペースを選ぶことで、どの参加者にもアクセスしやすくなります。

その他にも、周辺に飲食店があったり、日用品が変えるスーパーやコンビ二があると尚便利に使用できます。

スペースの大きさや設備は充実しているか

レンタルスペースを探す前に、予め参加人数や希望の面積を明確にしておきましょう。

明確にしておくことで、どれくらいの人数が収容できるか、テーブルやイス等備品は揃っているか、また、必要に応じて増やしたり退かしたりすることが可能かなど、用途に基づいて確認しやすくなります。

特に設備面では、レンタルスペースを借りる用途によって、必要なものに違いが出てきます。
仕事目的ならテーブルやイスの他にホワイトボードやプロジェクター、マイクなど、会議をする上で必要な備品があるか確認しましょう。

その他にも、トイレの清潔さも重要になりがちです。
大勢で料理を楽しむなら、キッチンの使い勝手の良さも確認事項に入れると良いでしょう。

大切なのは、必要な設備と、その優先順位を明確にしておくことです。

利用料金の金額や支払い方法もチェック

立地ももちろん重要ですが、立地や設備がいいからと言って料金の高いレンタルスペースばかり借りていては金銭面が厳しくなります。

レンタルスペースを借りるうえで、利用料金もきちんと確認しましょう。
利用料の他にも、備品レンタル料の有無、支払い方法やタイミングなど、各運営会社によって異なるからです。

利用料金が明確か

レンタルスペースの利用料金を確認するには、まずはWEBサイトの料金表を確認しましょう。料金体系が分かりやすいサイトほど、充実したサービスを心がけている会社であることが多いからです。

お客様に、安心や信頼感を持っていただけるように、手間暇を惜しまず、会社の顔になるWEBサイトをわかりやすくしています。
反対に、料金体系が分かりづらい場合は、注意が必要かもしれません。

支払い方法が明確か

利用料の支払い方法も、銀行振込、クレジット払い、コンビニ決済、当日の現金払いなど、運営会社によって様々な方法をとっています。
特に、個人経営の場合は、イレギュラーな支払い方法があることも多いので、しっかり確認しておきましょう。

その他、見落としがちなポイントに、別途手数料が必要であることなども挙げられるので、注意して確認しましょう。

販売手数料は生じるのか

運営会社によっては開催したイベントの参加費や、物販を行った場合の売り上げから、手数料を徴収する所もあるため、利用後のトラブルなどを防ぐためにも、事前の確認をおすすめします。

キャンセル料は発生するのか

予約をしたにもかかわらず、どうしても都合が悪くなってしまいやむを得ずキャンセルをする状況になることもあるでしょう。
基本的にキャンセル料は、キャンセルの状況、キャンセル日等によって変化します。念のため、キャンセル方法、キャンセル料が発生する日数、それにかかる料金を確認しておきましょう。

サービスは充実しているか

スタッフの対応は親切か

レンタルスペースを利用する際、運営会社のスタッフの対応も、チェックポイントとしてみておくと良いでしょう。
判断基準として、予約の電話をした際に、希望する用途に合ったスペースを紹介してくれたり、親身に相談に乗ってくれるなどが当てはまります。

ケータリングサービスはついているか

スペースで会議を行った後、そのまま打ち上げを行いたい場合、ケータリングを呼べるレンタルスペースが便利です。
さらに場所によっては、独自のケータリングつきプランを提供してくれるところもあります。
美味しさにこだわっている所を選べば、参加者の方にも喜ばれ、会議やイベントの満足度もあがるでしょう。

利用までの手続き

レンタルスペースは、お手軽に、そして安心して利用できる所が魅力であると言えます。そのため、利用までの手続きも、できる限り手間のかからない方法にしている会社を選びたいですよね。
問い合わせ、予約をしてから、利用を終えて退出するまで、一連の流れの中に特殊でややこしい手続きが必要ないか確認しましょう。

費用対効果があるか

会議やイベントの主催者にとって、レンタルスペースを借りることによる費用対効果を検討しておくことも重要なポイントです。
これまでのポイントをチェックし終えたら、レンタルスペースの立地、設備、利用料金等を総合的に評価して、他社と比較しながら選んでいきましょう。

レンタルスペースの主な部屋タイプと利用用途

会議室

一番使用されるスペースのタイプです。
テーブルと椅子があり、スクール形式など、利用する目的によってレイアウトを変更することが出来るため、幅広い使用用途に対応できます。

主な利用用途
・会議
・面接
・勉強会

セミナールーム

セミナースペースは勉強系のセミナー以外にも企業研修などでよく利用されます。

使用前に
机やイスは人数分あるか？
筆記用具の貸し出しは行っているか？
他の利用者へ情報が漏れたりしないか？
という点を確認することがポイントです。

主な利用用途
・研修
・試験会場
・交流会

スタジオ

スタジオは、ヨガ・ダンスのレッスンなどでよく使われます。
理由としては、おしゃれで綺麗な場所が多いことに加えて、比較的安価のスペースが多炒めです。
インストラクターのレッスン利用におすすめです。

主な利用用途
・ヨガ
・フィットネス
・ダンスレッスン

パーティースペース

最近はおしゃれな装飾が施されているレンタルスペースも多くなっており、お店とも自宅とも違ったプライベートな空間を楽しめると、パーティーやオフ会などで使用されることが多いです。

レンタルスペースは基本的に時間貸なので、急な人数変更にも対応でき、貸し切ってしまえば、周りを気にせずに話したりできます。
子連れのお母さんにも嬉しいポイントです。

主な利用用途
・ゲーム大会
・映画上映会
・オフ会
・女子会

ハウススタジオ・撮影スタジオ

一軒家の貸し切りやマンション・アパートの一室のようなレンタルスペースでは、撮影などで使用したい方におすすめです。
動画サイトへ投稿するための動画撮影や商材の静物撮影など、撮影する作品のイメージに合った場所を探すことができることから、商業利用から個人利用まで多岐に渡る撮影に使われています。
なた、最近ではコスプレの撮影にレンタルスペースを使用する方も増えています。

主な利用用途
・動画撮影
・静物撮影
・コスプレ撮影