会議のコストを下げる4つのポイント!貸し会議室のお得な使い方とは?
2021/5/12

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ビジネスシーンではさまざまな会議が行われます。
会議には、報告や情報共有のための会議、アイデアを出すためのブレーンストーミング、スケジューリングのための調整会議などがあり、その目的は様々です。
すべての会議に共通していることは、「複数人で同時に意思疎通を図る」ということ。
そんな会議を行うためには、場所の確保や様々なツールを使用するにあたり、ある程度の費用がかかります。
いわば固定費とも考えられる会議の為の費用は、少しでも低コストに抑えたいところです。
会議を低コストで行うにはどんな準備をすればいいのか。
本記事では、会議を行う際のコストを下げるポイントについてご紹介していきます。

1. 開催方法がフレキシブルになっている現代

一口に会議といっても、その開催方法は多様化しています。
働き方改革やコロナウイルス感染症対策のため、就業スタイルそのものが多様化している現代では、一昔前のように社内の会議室に全員が集って行う会議というものが一般的ではなくなっています。
オンラインミーティングも主流になりつつあり、ネット環境さえ整っていればどこにいても会議ができる時代になりました。
自宅にはネット環境がない、他の家族の邪魔になるため、家で仕事ができないなどの理由で、自宅からの参加が難しい人は、貸し会議室を活用するケースも増えてきています。

2. 会議にかかるコスト

人件費

会議のコストで最も高額なのが人件費と言われています。
役職などにより個人差はもちろんありますが、一人の時給換算額が2,000円とすると、10人が2時間参加すると40,000円かかります。
当日参加する人の時給換算分の賃金はもちろん、資料や会議室を準備する為の人件費も当然かかります。
そこに交通費、福利厚生費などもプラスすると、人件費だけでも一度の会議にかなりコストがかかっていることが分かります。

資料

紙の資料はタダではありません。
紙やインク、印刷費用がかかります。更には会議後にシュレッダーで処分できないほどの量であれば機密文書の廃棄として別途料金がかかります。会議名ごとにファイルを作成し、書類が棚を占領するようになると保管の為のスペースもコストになります。

時間

会議をすることは参加者の時間を拘束することになります。本来であればその会議に参加している時間にそれぞれの持ち場で働くことで、別の利益を得られます。移動には交通費もかかりますが、往復にかかる時間も会議のコストです。

施設・備品

会議室が社内にある場合、必ず維持する為のコストがかかっています。
特に、賃貸で複数の会議室を契約している場合は、頻繁に使用されているのか、本当にその部屋が必要なのかを見直す必要があります。
また、空調設備やオフィス家具、会議で使用するホワイトボードやモニターなどにもコストがかかっています。

3. それぞれのコストをどう削減するか

人件費

オンラインミーティングを取り入れると、会社や取引先までの交通費を減らすことができます。全員は厳しい場合でも、一部の人だけオンラインで参加すればコストを下げることができます。セキュリティの問題やネット環境の問題でオンラインミーティングに踏み切ることができない事情もあるかもしれませんが、オンラインでなければ感染症予防が難しい状況が続いているのも事実です。まずは無料のツールで試してみて、その後ビジネスアカウントを取得するなど、少しずつ慣れていきましょう。

また、会議に参加する人数を減らすことでも、人件費を減らすことができます。これから開催する会議には、その会議の内容に関わっている人全員が参加する必要が本当にありますか?
議事録を共有する、またはオンラインミーティングを録画しておいてデータで送るなどすれば、十分に会議の内容は共有できます。リアルタイムで参加する人数を絞ることで、時給換算分の賃金というコストを下げることができます。

資料

資料は印刷せず、オンラインで共有することで、コストを削減できます。
紙で印刷の場合、会議の規模が大きくなるほど、印刷費用は膨れ上がります。
オンラインなら、資料を印刷・丁合することや、直前で細かい修正が入った時に印刷分全ての差し替えをするといった手間も省くことも出来ます。わざわざ封筒に入れて郵送することや、事前に会議室に資料を並べておくこともせず、データをメールや共有フォルダに送信するだけなので、手軽に準備できます。
紙の資料には必ずかかる、保管や処分の費用も基本的にはかかりません。

時間

本来得られる利益以上の費用対効果が期待できる会議なのかを考え、必要に応じて時間を調整することで、コストを下げることができます。
また、決められた時間内に話がまとまらないなどの理由で、規定の時間をオーバーしてしまうことのないよう、厳しく時間管理を行い、時間が過ぎてしまった場合は打ち切るように厳格に管理しましょう。
社内会議であれば、「この会議にこれだけのコストがかかっている」ということを初めに参加者に提示しておき、後ほどメールでも確認できるようなことは飛ばして、議題から逸れないように全員が意識するという方法を取り入れている企業もあります。

施設・備品

自社の会議室の数を減らし、必要に応じて貸し会議室を利用することで、コストを下げることができる場合があります。
貸し会議室を使用する場合、空調設備やオフィス家具、ホワイトボードやモニターなどの備品も全て借りることができます。最近はオンラインミーティングをすぐに初められる会議室も増えてきています。

4. 貸し会議室をうまく活用する

上記の4つのポイントを踏まえ、会議のコストを下げる為には、貸し会議室やレンタルスペースを活用するのがおすすめです。全国の貸し会議室のポータルサイト「会議室セレクト」では、目的にピッタリの貸し会議室やレンタルスペースを探すことができます。

人件費

対面での会議が必要な人のみ貸し会議室に集まり、その他の人はオンラインで参加するという方法で、人件費を削減できます。
自宅からオンラインで参加するのが難しい人は、1人用のレンタルスペースを活用できます。1時間数百円で借りられるところもあり、収容人数が少ないほど料金が安くなることが多いので、気軽に利用できます。
また、駅チカで好立地の会議室はもちろん、1000会場以上から選ぶことができる為、自宅から5分圏内の会議室を探すこともでき、交通費の削減に繋がります。

時間

会議室セレクトでは、30分単位で時間を調整できる会場も掲載されています。
会議の時間を何時間何分と決めて予約することで、必要以上に時間をかけず、生産性の高い会議を行うことができるのではないでしょうか。

施設・備品

会議室を借りれば、会議に必要な設備や備品も使用できます。
オンラインミーティングに特化したツールを取り揃えている会議室も多く、あなたの会議をより効率よく運営する手助けになるでしょう。
会議室セレクトに掲載されている会議室は、どんな設備や備品があるか、予め詳しく分かるようになっています。必要なものが揃っている会場を選ぶことがポイントです。

以上のポイントに沿って全国に多数ある貸し会議室をうまく活用し、
会議で発生する無駄な経費を削減していきましょう。

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