Web会議の基本を徹底解説!定義からメリット、デメリット、Web会議に必要なものまでご紹介
2021/2/15

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モニター・カメラ・マイクを使えば、遠隔地の人と画面越しに取引や打ち合わせを行うことが当たり前になりました。

数年前までは会議といえば対面が主流でしたが、現在は対面またはWebの二択を選ぶ、場合によってはWeb会議を推奨している企業も多いのではないでしょうか。

 

当たり前になったWeb会議ですが、業種業界によってはまだ取り入れていない、これから取り入れる予定の方も中にはいらっしゃると思います。

そこで今回はWeb会議の基本について改めて解説いたします。

A.改めて抑えておきたいWeb会議とは?

まずはWeb会議の概要とビデオ会議の違いについて解説いたします。

 A-1.Web会議

Web会議は、個人が自分のパソコンタブレットを使用し、インターネットを介して会議するシステムです。

ネット上に構築されたメンバー共通の会議ページにアクセスすれば、パソコンやタブレットに付いているカメラで映されたお互いの顔を見ながら会話できます。

 

このシステムは、1対1で打合せする場合だけでなく、複数人で会議をしたり、研修やセミナーなどに活用したりするときに、役に立つと言えるでしょう。

また、遠方の顧客や業者と取引する際に、画面で資料を見せながらプレゼンすることもできます。

さらに、Web会議のシステムには、会議内容を録画・録音する機能を備えたものも多く、議事録の作成が容易になるでしょう。

 A-2.テレビ会議との違いとは?

ビデオ会議は、会議室といった特定の部屋にカメラやマイクなどを設置し、遠隔地の相手と映像と音声を通じてコミュニケーションを取るシステムです。

したがって、テレビ会議用の専用機器を導入しなければなりません。

このシステムは、他社との取引や本社と支社の定例会議など、多数対多数で打合せをする場面で使いやすいでしょう。

Web会議のように個々のネット環境や機器の性能の状態に左右されることがないため、映像や音声の乱れが無く、安定した環境でコミュニケーションを図れるという特徴があります。

 

Web会議とテレビ会議の違いについては下記の記事でもご紹介していますので、参考にしてみてください。

テレビ会議とWeb会議の違いを解説!本格的な導入を検討している方へお役立ち情報

B.導入前に抑えておきたいWeb会議のメリット・デメリット

Web会議には多くのメリットがありますが、デメリットもあります。

導入してからでも対処できるものもありますが、導入前に抑えておくことに越したことはありません。

デメリットも併せて抑えておくようにしましょう。

 B-1.Web会議のメリット

自宅にいても会議に参加でき、コスト削減につながる

Web会議に参加するときは、モバイル回線やWi-Fiなどを介して特定のメンバーだけアクセスできる会議ページに接続することが必要です。

ネット環境とWebカメラ・マイクを備えたパソコンさえあれば、誰でも時と場所を問わず参加できるというメリットがあります。

自宅にいても参加できるので、出勤する必要がありません。

出勤に要する時間を節約できる分、他の業務に振り分けることも可能になります。

また、人を集めて会議を開催する際にかかる交通費・会場費・資料印刷費といったコストを削減できるでしょう。

 

意見交換しやすくなる

会議室のような密室空間で作られやすい重々しい雰囲気もなく、個人が意見を表明しやすくなるというメリットも挙げられます。

お互いの表情を画面で見られることから、空気を読みやすく円滑なコミュニケーションを図れるでしょう。

また、いちいち人が集まる必要が無いため会議開催のハードルが下がり、ちょっとした報告や相談も気楽にできるようになります。

特に、在宅勤務のスタッフと連絡を取り合ううえで、非常に便利なコミュニケーションツールとなるでしょう。

 B-2.Web会議のデメリット

通信状況に左右される

Web会議は、個人のネット環境やパソコンの状態に左右されるので、通信状況が不安定になり、時々映像や音声が途切れたり、不明瞭になったりするというデメリットがあります。

重要なテーマについて論じているときに、こうした不具合が起きると、会議の進行に深刻なダメージを与えかねません。

したがって、重要な会議の場合は、Wifi環境などが整った場所を選んだり、低帯域でも通信状況を安定させるサービスを利用したりするなどの配慮が不可欠です。

 

なお、Web会議の接続トラブルについては下記の記事でもご紹介しています。

Web会議で接続トラブル?タイムラグなどの原因や対処方法とは

 

情報漏れの危険性

Web会議はネットを介することから、第三者の潜入による情報漏れのリスクがあります。

通常は、参加メンバーを絞って主催者が認証しないと参入できないようセキュリティがかけられていますが、ハッキングなどにより暗証システムを破られたら会議の内容を傍受されてしまうこともないとは言えません。

そこで、Web会議を開催する際には、セキュリティ機能の高いシステムを選び、認証コードも毎回変更するといった対策が欠かせないでしょう。

C.実施前に用意しておきたいWeb会議に必要なもの

Web会議に必要なものは、Wifiやモバイル回線といったネット環境と、ネットを利用できるパソコン・タブレット・スマホなどの通信機器です。

パソコン等の通信機器には、Webカメラとマイクが備わっていることが必要です。

もし、既設のカメラやマイクの機能が低く、明瞭な音声や映像が得られない場合は、別途カメラやマイクを購入してパソコンに装着しなければなりません。

ネット環境は安定したものが好ましく、無線LANなど電波状況によって接続が不安定になるものは避けた方がよいでしょう。

カメラに自分の顔と背景が映るので、ある程度服装を整えることと、背景の壁や家具などの配置に気を付けることも必要だと言えます。

D.業務の効率化に欠かせないWeb会議

Web会議にはデメリットや最低限必要な機器や環境もありますがWeb会議システム自体は無料で利用できるものもあるため、導入のハードルはさほど高くないといえるでしょう。

Web会議の導入により打ち合わせがやりやすくなるだけでなく、他の業務の効率化も進む可能性もありますので、ぜひ検討してみてください。

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