会議の進め方

失敗しないために！ワークショップの進め方

2021/3/18

近年、「ワークショップ」はイベントなどのほかに、社内研修やインターンシップなど、業務的に取り入れられることも増えてきました。
実際に参加して、体験・学習ができることから、主催者、参加者両方に大きなメリットがあることが、実施増加の理由ともいえます。
ワークショップは、参加者同士で協力、考えながら自然と和気あいあいと実施できるものと思いがちですが、内容を充実させるためには、いくつかの条件があるのです。
そこで今回は、メリットが多いワークショップを成功させ、充実したものにするためにも、いくつかのポイントを押さえていきましょう。
ワークショップ経験者も、経験したことが無い方も、開催しようと思っている方も、是非参考にしてみてください。

1. ワークショップとは？グループワークとの違い
2. ワークショップを活用する時はどんな時？
3. 研修にワークショップを取り入れるメリットを解説！
4. ワークショップで重要な3ポイント
7. まとめ

ワークショップとは？グループワークとの違い

ワークショップと似たようなものに「グループワーク」「セミナー」があります。
読み方が違うだけで内容は同じだと思っている方も多いと思いますが、これらには少し違いがあります。
それぞれどのようなものか、見ていきましょう。

セミナー

セミナーとは、「公募型で行われる講習会」のことを指します。

ワークショップとの大きな違いとしては、講師対受講者の形式をとって行われるという点が挙げられます。
セミナールームや会議室などの会場での開催のものから、昨今はインターネット上での開催のものも増える傾向にあります。

グループワーク

就職活動の場で活用されることが多いのがグループワークです。

グループワークでは、就活生それぞれのコミュニケーション能力やリーダーシップ力に加え、決断力・実行力・など「チームで活動する際にどのような行動をとるか」をチェックすることができます。
ワークショップとの違いは、与えられたテーマについてグループ内で意見を出し合いながら、最終的な結果を出す作業の場であることが挙げられます。

ワークショップ

ワークショップとは、「参加者が主体となる体験型講座」のことを言います。

講師の話を参加者が一方的に聞くのではなく、参加者が作業を体験したりディスカッションをしながら、スキルを伸ばす場となります。
ワークショップの目的は様々ですが、会議やグループワークのように最終的に結論を出すものでなく、プロセスの中で気づきや学び合いを生み出すことが重要です。

ワークショップについて、より詳しく知りたい方は下記掲載コラムをご覧ください！

「ワークショップとは？グループワーク・セミナーとの違いもご紹介」

ワークショップを活用する時はどんな時？

会社などでは、会議をワークショップ形式にしておこなうこともありますが、一体どのような場面でワークショップを取り入れると良いのでしょうか？
ワークショップでは主体性を発揮することができるためあらゆるシーンで活用できそうですが、会議のテーマや状況によって、向き・不向きがあるようです。

一般的な会議の種類は、以下のようなものになります。

1．報告・連絡型会議
2．コーチング会議
3．ブレスト会議
4．問題発見型会議
5．課題解決型会議

各会議の内容についてもっと詳しく掲載しているページはこちらから！

このうち、「報告・連絡型会議」「コーチング会議」については、開催の目的として、情報共有や意思決定の徹底を図ることがあるため、「報告、連絡型会議」「コーチング会議」については、わざわざワークショップにする必要はないとおもわれます。
会社で、ワークショップを取り入れるとおすすめの会議は「ブレスト会議」「問題発見型会議」「課題解決型会議」の3種類です。
トラブルとなった原因を会議を行うことで探求したり解決したい時、また、色々なアイデアが欲しい時などの状況の際は、ワークショップが向いているでしょう。
報告、連絡等の情報の共有は、会議を開かなくても済む場合もあります。

一方でワークショップは参加者が協力、話し合いながら会議を行うことで、参加者の「知識、意欲、アイデア」等を引き出すことが出来るため、会議の種類によって開催するワークショップの種類も使い分ける等の工夫をするとより効果的でしょう。

研修にワークショップを取り入れるメリットを解説！

まず前提として、新人研修を行う目的ですが、

業務に必要なスキルを身につけてもらう
円滑なコミュニケーションを図る

などがあげられます。
これらは今後業務を行うにあたって、業務を円滑に進めていくために必要なことであり、どの会社でも新入社員に対して行っています。

では、上記を踏まえたうえで、新人研修にワークショップを取り入れるメリットを説明します。

ワークショップは、一方的ではなく参加者同士でのコミュニケーションが可能であるため、参加者は受動的でなく自発的に研修に参加することが出来ます。
特に新しい環境に加え初対面の人ばかりの新人研修は、緊張しがちです。
ワークショップを取り入れることで、緊張をほぐし、自発的に発言する意欲に繋がることができるのです。

ワークショップで重要な3ポイント

では実際にワークショップを開催するにあたって、必要なことを説明します。
ワークショップを失敗しないために、進め方にいくつか重要なポイントがあります。

進行役「ファシリテーター」の存在

一般的な会議でも、進行を担うファシリテーターは必要ですが、会議よりもワークショップのような共同作業では、場を仕切って会議、参加者を上手くまとめる「ファシリテーター」の存在が大きく重要です。ファシリテーターの技量によって、ワークショップの充実度や満足度が、大きく左右されるでしょう。
ファシリテーターの適任者とあげられる条件は、以下になります。

観察力と、目配りがある人
参加者からの質問、疑問に関して的確に回答できる人
場をまとめ、リードできる人

具体的には、参加者の作業が上手くはかどっていない時声掛けをしたり、何に行き詰っているのかヒアリングしたり、質問や疑問について的確に答える行為ができる人のことです。

また、ワークショップで多いのが議論するうちに本来の目的殻逸れてしまうこと。
慣れない作業で上手く議論できない場合に、軌道修正することも、ファシリテーターの重要な役割です。

堅苦しすぎないフランクな雰囲気

先ほども述べたように、ワークショップは参加型の学習、研修会であるため、どんどん意見を出し盛り上がるのが理想です。
ですが、参加者の中には思ったことを口に出すことに苦手意識を持っている方もいるかもしれません。
開催側としては、参加者には堅苦しく考えずリラックスして参加してほしいところです。そのために重要なのが「ワークショップの雰囲気づくり」です。

例として、周囲の環境をあげていきます。
周囲の環境がガヤガヤとうるさい所だと、説明や指示が聞き取り辛く作業への集中力もそがれてしまいます。

建物の周りの騒音の有無
隣室の声や音漏れの有無

なども、事前に確認しておきましょう。

また、部屋の広さ、机のレイアウトにも、工夫が必要です。
部屋が狭いと圧迫感を感じてしまいますし、参加者に対して部屋が広すぎても落ち着きづらくなるでしょう。

机のレイアウトとしては、クループを複数に分けて行う場合は、議論しやすいよう、「対面式、」「アイランド形式」にすることもおすすめです。

これらに加えて、邪魔にならない程度のBGMを流すと、より良い雰囲気が作れるでしょう。

効率よく行うための便利ツール

ワークショップをさらに充実したものにしたい、「無駄を省きたい」という場合は、話し合った意見を書くためのホワイトボードや、全員が共有できるPC等のツールを上手く活用することが重要です。

このように、ワークショップを成功させるためには、「ワークショップ参加者が気負うことなく発言しあえる雰囲気を作る」ことがとても重要です。